„Wir finden keinen Verwalter“ – Warum es kleine und „schwierige“ Gemeinschaften schwer haben

Zwar kann sogar ein Wohnungseigentümer einer Eigentümergemeinschaft, die gerade einmal aus zwei Parteien besteht, die Bestellung eines Verwalters verlangen (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 07.03.2017, Az.: 2-13 S 4/17). Doch woher nehmen? Viele Eigentümergemeinschaften mit höchstens acht bis zehn Einheiten und auch noch „schwierigen“ Eigentümern haben erhebliche Probleme, einen WEG-Verwalter zu finden. Werden Anfragen an Hausverwaltungen gerichtet, erfolgen regelmäßig Absagen, es sei denn, es werden exorbitante Preise aufgerufen. Warum das so ist und wie Sie als Wohnungseigentümer einer kleinen Gemeinschaft trotzdem einen Verwalter finden, lesen Sie hier.

Hausverwaltungen müssen zumindest kostendeckend arbeiten

Eine professionelle Hausverwaltung wird – wie jedes andere marktorientierte Unternehmen auch – in erster Linie betrieben, um damit Gewinn zu erzielen. Das setzt zunächst voraus, dass kostendeckend gearbeitet wird. Die Kosten sind allerdings erheblich. Dazu gehören nicht nur die Zahlungen der Raummiete nebst Nebenkosten für den Sitz der Hausverwaltung, sondern auch die Beiträge zu Berufsverbänden, die Kosten für Bürobedarf und Fachliteratur, die Fortbildungskosten, die Kosten für Hardware- und Software, die Prämien für eine Inventarversicherung, die Kfz-Kosten sowie die Kosten für Telefon und den Steuerberater. Zusätzlich fallen für den Inhaber der Hausverwaltung und dessen etwaigen Mitarbeitern die Aufwendungen für eine angemessene Vergütung an, worunter auch die damit zusammenhängenden Auslagen wie Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung, Steuern sowie eine Vermögenshaftpflichtversicherung fallen. Für die Mitarbeiter müssen zudem die Beiträge zur Berufsgenossenschaft gezahlt werden. Wird die Hausverwaltung in Form einer GmbH betrieben, sind zusätzlich noch Körperschafts- und Gewerbesteuer zu entrichten.

Alle diese Kosten der Hausverwaltung wollen gedeckt sein. Erst danach und bei Überschüssen erwirtschaftet die Hausverwaltung Gewinn. Die Hausverwaltung ist daher dringend auf solche Einnahmen angewiesen, deren Höhe mindestens in einem angemessenen Verhältnis zu ihrem Kostenapparat steht.

Bei kleinen Eigentümergemeinschaften ist dieses Verhältnis jedoch nicht gewahrt. Denn die Vergütung des Verwalters richtet sich nach der Anzahl der vorhandenen Einheiten. Je kleiner also das zu verwaltende Objekt ist, desto geringer ist die Vergütung des Verwalters. Dabei ist der Aufwand für die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft mit höchstens acht bis zehn Einheiten

• zum einen genauso hoch wie bei einer größeren Gemeinschaft und
• kann zum anderen durch „schwierige“ Wohnungseigentümer für den Verwalter einen zusätzlichen Zeitaufwand verursachen, der wesentlich höher ist als bei einer größeren Gemeinschaft

Darum ist der Aufwand für kleine Gemeinschaften nahezu genauso hoch wie für größere

Für die Hausverwaltung ist der Aufwand für die Betreuung einer kleinen Eigentümergemeinschaft genauso hoch wie für eine größere, weil

• es keinen wesentlichen Unterschied ausmacht, ob für eine kleinere oder größere Gemeinschaft die Daten in das System der Hausverwaltungeingepflegt werden oder die Post versendet wird
• der Zeitaufwand für das Erstellen der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans bei einer kleineren Gemeinschaft derselbe ist wie bei einer größeren Gemeinschaft
• die erforderliche Zeit für die Vorbereitung und die Durchführung der Eigentümerversammlung einschließlich der Anfahrts- und Rückfahrzeiten bei einer kleineren Gemeinschaft nur unwesentlich von der bei einer größeren Gemeinschaft abweicht
• das Erstellen der Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse (Versammlungsprotokoll) und das Führen der Beschluss-Sammlung für eine kleinere Gemeinschaft genauso lange dauert wie für eine größere Gemeinschaft
• die benötigte Zeit für die vom Verwalter einzuholenden Angebote für Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten sowie deren Vergabe bei kleineren und größeren Gemeinschaften gleich ist. Im Übrigen ist für den Aufwand für die notwendigen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nicht die Größe der Eigentümergemeinschaft, sondern der Zustand des Objekts maßgeblich

Hier ist der Aufwand für kleine Gemeinschaften sogar noch höher als für größere

„Schwierige“ Eigentümer verursachen speziell bei kleineren Eigentümergemeinschaften für den Verwalter einen zusätzlichen Zeitaufwand, der über den für eine größere Gemeinschaft deutlich hinausgeht. Die Gründe dafür sind, dass

• solche Eigentümer mit ständigen Fragen, die teils sogar querulantisch sein können, zu jedem Thema alles Mögliche beantwortet haben wollen und dazu unter Umständen noch eine aus dem Zusammenhang gerissene Rechtsprechung präsentieren, die im konkreten Fall nicht einschlägig Für den Verwalter sind diese Eigentümer enorm zeitaufwändig, zumal sie aus der kleineren Gemeinschaft mehr oder weniger herausragen. Demgegenüber gehen solche Eigentümer in größeren Gemeinschaften eher unter und können sich dort nicht „aufspielen“
• gerade bei kleineren Gemeinschaften fast jeder Eigentümer meint, dass ihm das „ganze Haus gehöre“, und deswegen die Eigentümer ständig wegen jeder Kleinigkeit beim Verwalter anrufen oder diesen bei Besuchen des Objekts sofort in Beschlag nehmen. All das kostet den Verwalter zusätzliche Zeit. Bei größeren Gemeinschaften geht es dagegen wesentlich entspannter zu, zumal sich dort meistens ein Hausmeister um viele Anliegen der Eigentümer kümmert
• insbesondere bei völlig zerstrittenen Eigentümern sich kaum ein Konsens finden lässt, da Beschlussfassungen jeweils von einer Eigentümergruppe boykottiert werden. Der Verwalter tritt dann auf der Stelle und muss weitere Zeit für etwaige Lösungen aufwenden. Dagegen entstehen solche Patt-Situationen bei größeren Gemeinschaften aufgrund der zahlreich abzugebenden Stimmen nur in ganz seltenen Fällen

Deshalb haben es kleine und „schwierige“ Gemeinschaften bei der Verwaltersuche so schwer

Kleinere Eigentümergemeinschaften erfordern also genauso viel Arbeit wie größere. Zudem verursachen „schwierige“ Eigentümer zusätzlichen Zeitaufwand. Demgegenüber steht eine verhältnismäßig geringe Vergütung, da sich diese nach der Anzahl der Objekteinheiten richtet. Die meisten Verwalter sind daher an der Betreuung einer kleinen Gemeinschaft erst gar nicht interessiert, da sie unter Umständen sogar „Geld mitbringen müssen“. Das gilt erst recht, wenn „schwierige“ Eigentümer ständig an den Verwalter herantreten. Daher haben kleine Eigentümergemeinschaften erhebliche Probleme, einen Verwalter zu finden.

Erklärt sich trotzdem ein Verwalter zur Betreuung einer kleinen Eigentümergemeinschaft bereit, wird er dafür eine hohe Vergütung fordern. Je nach Region und Sanierungsbedarf des Objekts kann die Vergütung pro Einheit zwischen 55 und 60 Euro oder mehr betragen.

So finden kleine Gemeinschaften trotzdem einen Verwalter

Zunächst sollten sich kleine Eigentümergemeinschaften darüber im Klaren sein, dass sie bei der Verwaltersuche mit häufigen Absagen und sehr hohen Preisen rechnen müssen. Das bedeutet auch, dass die Suche eine gewisse Hartnäckigkeit erfordert.

Chancen auf einen bereitwilligen Verwalter bestehen bei Hausverwaltungen, die über keine großen Bestände verfügen oder sich noch im Aufbau befinden. Liegt der Sitz der Hausverwaltung nah beim Objekt, steigert das die Erfolgsaussichten ebenso wie ein guter und gepflegter Zustand der Wohnanlage, also ohne einen Rückstau an Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen. Denn der Verwalter braucht dann weder viel Zeit für die An- und Abfahrten zum Objekt noch muss er sich um die Erledigung von aufgelaufenen Arbeiten kümmern. Sind die Wohnungseigentümer auch noch unkompliziert und kooperationsbereit, bestehen durchaus gute Karten für eine erfolgreiche Verwaltersuche.

Gelegentlich finden sich auch auf kleine Eigentümergemeinschaften spezialisierte Hausverwaltungen. Diese sparen Zeit durch sehr schlanke Arbeitsabläufe. Dazu gehört etwa die Herbeiführung von Beschlüssen im schriftlichen Verfahren (sogenanntes Umlaufverfahren), wodurch der Aufwand für die Anberaumung und Durchführung einer Eigentümerversammlung entfällt. Problem ist allerdings, dass das Umlaufverfahren grundsätzlich die Zustimmung aller im Grundbuch eingetragener Eigentümer (Allstimmigkeit) voraussetzt. Daher ist dieses Verfahren bei Gemeinschaften mit „schwierigen“ oder zerstrittenen Eigentümern, die grundsätzlich nur ihre eigene Meinung gelten lassen, nicht umsetzbar.

Zu guter Letzt bleibt noch die Möglichkeit der Selbstverwaltung. Dieser Weg wurde allerdings durch am 01.12.2020 in Kraft getretene WEG-Reform erheblich beschnitten. Folge der gesetzlichen Neuregelung ist, dass die Wohnungseigentümer nur dann, wenn alle zustimmen, einen Wohnungseigentümer zur Vertretung der Eigentümergemeinschaft ermächtigen können. Nicht mehr möglich ist es nun, einen Wohnungseigentümer-Verwalter durch Mehrheitsbeschluss einzusetzen. Auch die Form der Selbstverwaltung, wonach bestimmte Verwaltungsaufgaben auf mehrere Eigentümer verteilt werden, ist jetzt nicht mehr durchführbar.

Weiterhin kann aufgrund der gesetzlichen Neuregelung jeder Wohnungseigentümer

• erstmals zwei Jahre nach dem Inkrafttreten der WEG-Reform
• die Bestellung eines von einer Industrie- und Handelskammer zertifizierten Verwalters verlangen

War ein Verwalter bereits bei Inkrafttreten der WEG-Reform zum Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt, gilt er gegenüber den Eigentümern dieser Gemeinschaft für weitere dreieinhalb Jahre als zertifizierter Verwalter.

Das würde bedeuten, dass jetzt stets ein zertifizierter Verwalter bestellt werden muss. Bei kleineren Eigentümergemeinschaften (mit weniger als neun Einheiten) besteht allerdings eine Ausnahme vom Erfordernis eines zertifizierten Verwalters. Diese Ausnahme greift nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) dann, wenn

• die Wohnanlage aus weniger als neun Sondereigentumsrechten (Eigentumswohnungen) besteht
• ein Wohnungseigentümer (allstimmig) zum Verwalter bestellt wurde und
• weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer (nach Köpfen) die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen