Meistens wird die Tätigkeit als Verwaltungsbeirat ehrenamtlich und ohne gesonderte Vergütung ausgeübt. Die Beiratsmitglieder können aber nach Auftragsrecht Ersatz ihrer Aufwendungen von der Eigentümergemeinschaft verlangen (etwa Telefon-, Porto, Kopier- oder und Fahrtkosten). Ihre Auslagen müssen die Beiratsmitglieder nachweisen oder es wird aus Vereinfachungsgründen von den Wohnungseigentümern eine Auslagenpauschale bzw. eine Aufwandentschädigung beschlossen.
Möglich ist aber auch, dass die Beiratsmitglieder eine Vergütung erhalten. Was die Begriffe „Auslagenersatz“, „Aufwandsentschädigung“ sowie „Vergütung“ konkret bedeuten und welche Höhe dafür angemessen ist, lesen Sie in diesem Artikel.
Das bedeuten die Begriffe „Auslagenersatz“, „Aufwandsentschädigung“ und „Vergütung“
Üben die Beiratsmitglieder ihr Amt ehrenamtlich und ohne gesonderte Vergütung aus, können sie Ersatz ihrer Auslagen bzw. Aufwendungen verlangen, soweit diese im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeiten standen und sie diese den Umständen nach für erforderlich halten durften, § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Zudem müssen die Auslagen angemessen, also nicht überzogen sein. Zu den Aufwendungen gehören nicht nur Telefon-, Porto, Kopier- oder und Fahrtkosten, sondern – ab einer gewissen Größe der Wohnlage – auch die Kosten für die Teilnahme an Fachseminaren und den Erwerb von Fachliteratur, wenn der Beirat das zur Ausübung seiner Aufgaben für erforderlich hält (Bayerisches Oberstes Landesgericht, Beschluss vom 30.06.1983, Az.: 2 Z 76/82). Um den Auslagenersatz zu erhalten, haben die Beiratsmitglieder ihre Aufwendungen im Einzelnen konkret nachzuweisen, etwa durch Quittungen.
Um den Beiratsmitgliedern die Mühe für den umständlich zu führenden Einzelnachweis der Aufwendungen zu ersparen, kann durch Beschluss auf einer Eigentümerversammlung oder einen Umlaufbeschluss ein pauschaler Betrag als Aufwandsentschädigung festgelegt werden. Diese Entschädigung kann pro Beiratsmitglied oder als Gesamtbetrag (etwa am Jahresende) an den Beirat gezahlt werden, wobei die Beiratsmitglieder die Auslagenpauschale unter sich einvernehmlich aufteilen.
Besteht eine entsprechende Vereinbarung (etwa in der Teilungserklärung) oder haben die Wohnungseigentümer einen solchen Beschluss gefasst, kann den einzelnen Beiratsmitgliedern auch eine Vergütung gezahlt werden. Die Gewährung einer Vergütung kommt in Betracht, wenn das Beiratsamt besonders zeitaufwändig ist, etwa aufgrund der Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft oder der Koordination besonders umfangreicher Sanierungsarbeiten. Weiterhin ist an eine Vergütung für den Beirat zu denken, wenn dieser – über seine üblichen Aufgaben hinaus – für Geschäftsbesorgungen der Eigentümergemeinschaft bestellt ist, also nach außen für die Eigentümergemeinschaft auftreten soll. Hier handelt es sich um eine entgeltliche Geschäftsbesorgung, aufgrund der den Verwaltungsbeiräten bereits nach §§ 611, 675 BGB ein Vergütungsanspruch zusteht. Generell ist in allen Fällen, in denen eine Vergütung an den Beirat gezahlt wird, ein Vertrag zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und den einzelnen Beiratsmitgliedern sinnvoll, in denen deren Pflichten und Rechte einschließlich der Vergütung geregelt werden.
Erhaltener Auslagenersatz ist ebenso wie eine gewährte Aufwandsentschädigung für die Beiratsmitglieder nicht steuerpflichtig. Die Aufwandsentschädigung muss aber bestimmungsgemäß verwendet werden, so dass das Beiratsmitglied im Zweifel gegenüber dem Finanzamt in der Lage sein sollte, diese Verwendung durch geeignete Belege nachzuweisen. Demgegenüber ist eine bezogene Vergütung steuerpflichtig.
Welche Höhe der Aufwandsentschädigung oder Vergütung angemessen ist
In welcher Höhe eine Aufwandsentschädigung oder Vergütung für den Verwaltungsbeirat angemessen ist, lässt sich dem Gesetz nicht entnehmen. Nach § 29 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) unterstützt der Beirat zwar den Verwalter, aber ob und in welcher Höhe ihm dafür eine Aufwandsentschädigung oder Vergütung zusteht, ist nirgendwo aufgeführt. Daher gibt es in der Praxis erhebliche Mdeinungsunterschiede bei der Frage der Angemessenheit einer pauschalen Aufwandsentschädigung oder einer Vergütung. Hinzu kommt, dass sogar einzelne Gerichte die unterschiedlichen Rechtsbegriffe der „Aufwandsentschädigung“ und der „Vergütung“ durcheinanderwerfen.
Für die Angemessenheit einer Aufwandsentschädigung oder Vergütung gilt, dass sich deren Höhe im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltungbewegen muss.
Für eine Aufwandsentschädigung hält das Amtsgericht (AG) München einen Betrag von 100 Euro pro Beiratsmitglied und Jahr als ausreichend. Da der Beirat die Aufgabe habe, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützten, sei das einzelne Beiratsmitglied ein Beauftragter im Sinne der §§ 662 ff. BGB. Der Beauftragte werde grundsätzlich unentgeltlich tätig und könne lediglich seine Aufwendungen ersetzt verlangen. Ein – aufgrund der unentgeltlichen Tätigkeit – dem tatsächlichen Aufwand entsprechender oder pauschalierter Aufwendungsersatz betrage üblicherweise ca. 100 Euro. Soweit in dem Verfahren ein hoher zeitlicher Aufwand für den Beirat vorgetragen wurde, unterfalle dieser dem Grundsatz der Unentgeltlichkeit. Erstattet werden könnten nur konkrete oder angemessen pauschalierte finanzielle Aufwendungen.
Damit gaben die Münchener Richter der Anfechtungsklage eines Eigentümers statt, der die von der Eigentümergemeinschaft beschlossene Aufwandsentschädigung in Höhe von 500 Euro pro Beiratsmitglied und Jahr für überhöht hielt. Mit der Höhe der ursprünglich beschlossenen Aufwandsentschädigung von 500,00 € werde nach Ansicht des Gerichts die Grenze zwischen Aufwendungsersatz und Vergütung verwischt(AG München, Urteil vom 01.02.2017, Az.: 481 C 15463/16 WEG).
Auch das Kammergericht (KG) Berlin ist der Auffassung, eine jährliche Vergütung von 500 Euro für die Beiratsvorsitzende sei üblicherweise nicht mehr angemessen und widerspräche regelmäßig ordnungsgemäßer Verwaltung. Daran ändere auch eine besonders zerstrittene und schwierige Wohnungseigentümergemeinschaft nichts (KG Berlin, Urteil vom 29.03.2004, Az.: 24 W 194/02). Gemeint hatte das Gericht aber keine Vergütung, sondern – wie aus den Urteilsgründen deutlich wird – eine Aufwandsentschädigung, da alle Beiratsmitglieder im dortigen Fall unentgeltlich tätig wurden.
Fälschlich gleichbedeutend behandelte auch das AG Hattingen die Begriffe „Aufwandsentschädigung“ und „Vergütung“, wobei es aber eine Vergütung meinte. Die Festsetzung eines Betrags von 200 Euro pro Beiratsmitglied und Jahr seien nicht zu beanstanden. Das gelte auch für die Erhöhung auf 250 Euro pro Mitglied und Jahr beginnend mit dem laufenden Jahr, in dem das Urteil gesprochen wurde. Zudem seien zusätzliche Ausgaben für vom Beirat benötigtes Büromaterial gegen Vorlage der Quittung als Aufwendungsersatz zu erstatten, zumal dies von der Vorlage von Quittungen abhängig gemacht wurde. Insgesamt entspräche die Ausübung der Beschlusskompetenz der Eigentümergemeinschaft und die Höhe der Vergütung ordnungsgemäßer Verwaltung (AG Hattingen, Urteil vom 23.01.2014, Az.: 28 C 30/13).
Bei einer großen Wohnungseigentümergemeinschaft (im Entscheidungsfall 340 Wohneinheiten) ist nach Auffassung des Landgerichts (LG) Hannover gegen eine Vergütung für die Beiratsmitglieder nichts einzuwenden. Das gelte insbesondere dann, wenn die besondere Fachkundeeines Beiratsmitglieds beansprucht werde. Ein Entgelt von insgesamt 3.579.04 Euro pro Jahr für alle drei Beiratsmitglieder sei bei einer so großen Eigentümergemeinschaft angemessen und entspräche noch ordnungsgemäßer Verwaltung (LG Hannover, Beschluss vom 10.01.2006, Az.: 4 T 78/05).
Im Ergebnis dürfte sich daher eine Aufwandsentschädigung pro Beiratsmitglied und Jahr in Höhe von (lediglich) 100 Euro angemessen sein. Eine höhere Entschädigung kommt nach den Ausführungen des AG München nur in Betracht, wenn darüberhinausgehende finanzielle Aufwendungen tatsächlich fortlaufend anfallen, wobei es sich dabei eben gerade nicht um einen Zeitaufwand handeln darf. Demgegenüber kann der – insbesondere ein hoher – Zeitaufwand der Beiratsmitglieder dadurch honoriert werden, dass für diese eine Vergütung beschlossen wird. Die Angemessenheit der Vergütung richtet sich nach dem Zeitaufwand der Beiratsmitglieder, der wiederum etwa von der Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft, den anstehenden Sanierungs- und sonstiger Arbeiten oder der Außenvertretung der Gemeinschaft abhängt, und / oder beispielsweise der besonderen Sachkunde der Beiratsmitglieder. Wird eine Vergütung beschlossen, sollte das in Form eines Vertrags der Gemeinschaft mit den einzelnen Beiratsmitgliedern geschehen, in dem auch die Laufzeit des Beiratsamts und die Frage des Auslagenersatzes bzw. einer Aufwandsentschädigung zu regeln ist.
