Verwaltungsbeirat: 6 häufige Irrtümer von Verwaltern und Eigentümern

In der Praxis haben Verwalter und Wohnungseigentümer häufig eine irrige Vorstellung vom Verwaltungsbeirat einer Eigentümergemeinschaft. Einige Verwaltersehen den Beirat als eine Art „Handlanger“ oder „Erfüllungsgehilfen“, der ihnen zuarbeiten soll. Demgegenüber betrachten die Wohnungseigentümer den Verwaltungsbeirat oft als eine Spezies von „Kümmerer“, der alle ihre Interessen und Belange wahrzunehmen  hat. Beides trifft jedoch nicht zu. Inwieweit in diesen und in anderen Fällen häufige Irrtümer von Verwaltern und Eigentümern bestehen und wie die tatsächliche Rechtslage ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Irrtum 1: Der Verwaltungsbeirat ist Zuarbeiter des Verwalters

Nach § 29 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) unterstützt der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung von dessen Aufgaben. Daraus leitet mancher Verwalter her, ihm habe der Beirat zuzuarbeiten, und versucht unter Berufung auf diese Vorschrift, für seine Zwecke den Beirat zu instrumentalisieren.

Diese Sichtweise solcher Verwalter trifft nicht zu. Unterstützen bedeutet Hilfestellungen, eventuell auch noch Beraten und Vermitteln, und zwar explizit bei den Aufgaben des Verwalters. Der Verwaltungsbeirat ist als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwalter (manchmal wird der Beirat auch als ständige Eigentümervertretung bezeichnet) gar nicht befugt, die Kompetenzen des Verwalters und damit dessen Aufgaben wahrzunehmen. Die Aufgabenerfüllung bleibt ebenso wie die Verantwortung dafür stets Sache des Verwalters,

Der Beirat ist also keinesfalls „Handlanger“ oder „Erfüllungsgehilfe“ des Verwalters, sondern hinter den Organen Eigentümerversammlung und Verwalter ein eigenständiges freiwilliges drittes Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft. Ein kompetenter Beirat wird sich daher auch nicht „vor den Karren“ des Verwalters spannen lassen.

Irrtum 2: Der Verwaltungsbeirat hat den Verwalter zu überwachen

Ebenso wenig wie der Verwaltungsbeirat ein Erfüllungsgehilfe des Verwalters sein soll, ist der Beirat zur Überwachung des Verwalters verpflichtet, Der Umstand, dass der Beirat den Verwalter nach § 29 Abs. 2 WEG zu unterstützen hat, bedeutet eben gerade keine Überwachung. Weder kann sich der Beirat die Kompetenzen des Verwalters zu dessen Unterstützung aneignen noch besitzt der Beirat die Befugnis, sich zwecks Überwachung in die Kompetenzen des Verwalters einzumischen. Darüber hinaus hat der Verwaltungsbeirat gegenüber dem Verwalter keine Weisungsbefugnis, wonach der Verwalter den Anordnungen des Beirats Folge leisten müsste.

Im Übrigen gilt auch hier, dass der Verwaltungsbeirat ein eigenständiges Organ ist. Weder kann der Verwalter als Organ in die Rechte des Beirats eingreifen noch kann dies umgekehrt der Beirat in die Kompetenzen des Verwalters.

Irrtum 3: Der Verwaltungsbeirat muss sich um alle Belange der Eigentümer kümmern

Die Vorstellung mancher Eigentümer, der Verwaltungsbeirat habe sich um alle ihre Interessen und Belangezu kümmern, ist ein häufiger Irrtum. Der Beirat ist kein „Kümmerer“ für alle Angelegenheiten der Eigentümer.

Neben der Unterstützung des Verwalters nach § 29 Abs. 2 WEG hat der Verwaltungsbeirat folgende Aufgaben:

Im Rahmen der Unterstützung des Verwalters sind etwa die Vermittlung zwischen dem Verwalter und unzufriedenen Eigentümern, die Prüfung von Angeboten vor Auftragserteilung und die Überwachung der Hausordnung typische Tätigkeiten des Beirats, ebenso auch die Mitwirkung an der Erstellung der Tagesordnung zur Eigentümerversammlung. Damit ist im Wesentlichen aber auch Schluss – soll sich der Verwaltungsbeirat um weitere Belange der Eigentümer kümmern, muss er dazu regelmäßig durch Beschluss der Eigentümerversammlung ermächtigt werden. 

Irrtum 4: Der Verwaltungsbeirat ist zu eigenmächtigen Vertragsabschlüssen befugt

Zu eigenmächtigen Vertragsabschlüssen und Vertragskündigungen ist der Beirat gerade nicht berechtigt. Denn dies fällt in den Kompetenzbereich des Verwalters und muss darüber hinaus regelmäßig zuerst von der Eigentümerversammlung beschlossen werden, sofern der Verwalter dazu nicht durch den Verwaltervertrag ermächtigt ist.

Zudem steckt wie so oft die Tücke im Detail: Soll etwa der Beirat durch Beschluss der Eigentümer zum Abschluss eines (neuen) Verwaltervertrags ermächtigt werden, muss in derselben Eigentümerversammlung, in der die Verwalterbestellung erfolgt, auch über die Eckpunkte des Verwaltervertrags (Laufzeit und Vergütung) beschlossen werden (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 114/14). Andernfalls kann die Bestellung des Verwalters gerichtlich angefochten werden.

Daran wird deutlich, dass der Beirat keinesfalls eigenmächtig Verträge schließen oder kündigen kann. Das gilt ebenso für die eigenmächtige Vergabe des Beirats von Aufträgen an Handwerkern und Dienstleistern oder der Abnahme von Handwerksleistungen bzw. Gewerken.

Irrtum 5: Der Verwaltungsbeirat hat mehr Rechte als die anderen Eigentümer

Viele Wohnungseigentümer denken, dass der Verwaltungsbeirat quasi ein „Obereigentümer“ ist, der mehr Rechte als die anderen Eigentümer hat. Unterstützt wird dies durch das Auftreten mancher meist „verwalterhörigen“ Beiratsmitglieder, die der Meinung sind, sie hätten aufgrund des Beiratsamts „etwas zu sagen“.

Diese Denkweise ist falsch. Der Beirat hat genauso viele Rechte wie jeder anderer Wohnungseigentümer. Insbesondere ist der Verwaltungsbeirat weder „Erfüllungsgehilfe“ des Verwalters noch ist er in irgendeiner Weise berechtigt, anderen Eigentümern Weisungen zu erteilen.

Im Rahmen seines Amts hat der Verwaltungsbeirat lediglich die ihm nach dem WEG zugewiesenen und gegebenenfalls durch die Eigentümerversammlung beschlossenen Aufgaben (siehe Irrtum 3). Es gibt also keine Sonderrechte für den Beirat.

Irrtum 6: Der Verwaltungsbeirat handelt ehrenamtlich und „kostenlos“ – daher haftet er nicht

Speziell um das Ehrenamt und die Haftung des Beirats ranken sich viele Irrtümer. Es stimmt nicht, dass der Verwaltungsbeirat nicht haftet Im Gegenteil: Es gibt zahlreiche Fallstricke, die eine Haftung des einzelnen Beiratsmitglieds auslösen können.

Zunächst ist zu trennen: Durch die Bestellung des Beirats entsteht ein Rechtsverhältnis zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem einzelnen Beiratsmitglied, also nicht mit dem gesamten Beirat. Dabei kann das Beiratsamt ohne Vergütung ausgeübt werden, so dass das Auftragsrecht nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) Anwendung findet. Oder der Beirat erhält eine Vergütung und es liegt ein Dienstvertrag nach dem BGB mit den entsprechenden haftungsrechtlichen Konsequenzen vor.

Meistens erfolgt die Tätigkeit ehrenamtlich und ohne gesonderte Vergütung, also unentgeltlich. Unentgeltlich heißt aber nicht kostenlos. Vielmehr können die Beiratsmitglieder nach Auftragsrecht von der Eigentümergemeinschaft Ersatz ihrer Auslagen verlangen (etwa Telefon-, Porto, Kopier- oder und Fahrtkosten). Die Auslagen müssen die Beiratsmitglieder nachweisen oder sie erhalten jeweils eine von den Eigentümern beschlossene Auslagenpauschale.

Hinsichtlich der Haftung gilt Folgendes: Jedes Beiratsmitglied kann sich gegenüber der Eigentümergemeinschaft oder Dritten schadenersatzpflichtig machen, sofern es schuldhaft (vorsätzlich oder fahrlässig) durch ein Handeln oder ein Unterlassen einen Schaden für die Eigentümergemeinschaft oder den Dritten verursacht. Dabei ist die Haftung jedes einzelnen Beiratsmitglieds gesondert zu prüfen, da es keine Gesamthaftung des Beirats gibt.

Begrenzt werden kann die Haftung der Beiratsmitglieder gegenüber der Eigentümergemeinschaft durch eine Haftungsbeschränkung, wonach in bestimmten Fällen die Schadensersatzpflicht ausgeschlossen ist. Eine solche Beschränkung kann in der Gemeinschaftsordnung enthalten sein, ansonsten muss sie für die aktuellen Beiratsmitglieder von den Eigentümern beschlossen werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Gegenüber Dritten ist keine Haftungsbeschränkung möglich, insbesondere nicht für die Fälle des „Vertreters ohne Vertretungsmacht“. Erteilt etwa ein Beiratsmitglied einen Reparaturauftrag für die Eigentümergemeinschaft, obwohl es dazu nicht ermächtigt ist, muss die Gemeinschaft dies genehmigen. Geschieht das nicht, wird das Beiratsmitglied im Ergebnis als Schadensersatz dem Handwerker den Gewinn ersetzen müssen, den dieser mit der Durchführung des Auftrags erzielt hätte (entgangener Gewinn).