Verwalterbestellung und Verwaltervertrag hängen zwar miteinander zusammen – sind aber trotzdem rechtlich zwei verschiedene Vorgänge.
Nach der sogenannten Trennungstheorie ist zwischen Organstellung (organisationsrechtlicher einseitiger Bestellungsakt) und Verwaltervertrag (zivilrechtlicher entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), in seltenen Fällen bei meist sehr kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften zivilrechtliche unentgeltliche Geschäftsbesorgung nach §§ 662 BGB) zu trennen.
Daher ist ein Verwalter sogar dann bestellt, wenn es nicht zum Abschluss eines Verwaltervertrages kommt. Mit Annahme der Bestellung durch den Verwalter ist dessen Organstellung begründet, der Verwaltervertrag schließt sich daran an.
Wie die Verwalterbestellung erfolgt
Die Bestellung des Verwalters kann auf verschiedene Weise erfolgen:
Anschließend darf die Bestellung für höchstens fünf Jahre erfolgen, § 26 Abs. 1 Satz 2, 1. Halbsatz WEG. Soll der Verwalter nach drei bzw. fünf Jahren sein Amt auch weiterhin bekleiden, ist eine wiederholte Bestellung durch einen erneuten Beschluss der Wohnungseigentümer notwendig. Der neuerliche Beschluss darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der drei- bzw. fünfjährigen Bestellzeit gefasst werden, § 26 Abs. 2 WEG.
Wie der Verwaltervertrag geschlossen wird
Der Abschluss des Verwaltervertrags kann auf unterschiedliche Weise zustande kommen. So kann bereits der Beschluss der Eigentümer, einen bestimmten Verwalter zu bestellen, das Angebot an diesen auf Abschluss eines Verwaltervertrages enthalten. Das ist der Fall, wenn die Wohnungseigentümer den betreffenden Verwalter für eine bestimmte, gesetzlich zulässige Amtszeit zu einer bereits festgelegten Vergütung durch Beschluss bestellen.
Nimmt der Verwalter diese Bestellung ausdrücklich oder schlüssig (durch Aufnahme der Verwaltertätigkeit) an, kommt dadurch der Verwaltervertrag zustande. Dem steht auch nicht entgegen, dass ggf. noch bestimmte Punkte des Verwaltervertrags regelungs- und klärungsbedürftig sind.
Umgekehrt kann im Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwalterbestellung ein konkretes Vertragsangebot eines bestimmten Verwalters bereits vorliegen. Wird der Verwalter nun auf der Wohnungseigentümerversammlung durch Beschluss bestellt, liegt darin regelmäßig zugleich auch die zumindest schlüssige Annahme des Vertragsangebots des Verwalters.
Ansonsten wird die Bestellung eines Verwalters beschlossen und etwa der Verwaltungsbeirat ermächtigt, auf Grundlage des Bestellungsbeschlusses mit dem Verwalter einen branchenüblichen Vertrag auszuhandeln und abzuschließen. Um hier jedoch auf der sicheren Seite zu sein, sollte der Vertragsentwurf auf der nächsten, zeitnahen Wohnungseigentümerversammlung der Einladung unter dem Tagesordnungspunkt (TOP) „Verwaltervertragsabschluss“ beigefügt sein, so dass sämtlichen Eigentümern der Inhalt der Verwaltervertrags vor Abschluss bekannt ist. Zwingend erforderlich ist das jedoch nicht.
Im Übrigen ist ein Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung, wonach Verwalterauswahl und Vertragsabschluss auf den Verwaltungsbeirat oder einen Miteigentümer delegiert wird, nicht nur anfechtbar, sondern nichtig. Demgegenüber kann der Beirat jedoch ermächtigt werden, den (allen Wohnungseigentümern bekannten) Verwaltervertrag zu unterzeichnen.
