Wurden im Mietvertrag monatliche Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss der Vermieter darüber jährlich abrechnen, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dabei stellt sich speziell für die Betriebskostenabrechnung nicht nur die Frage, welche Betriebskostenarten umgelegt werden dürfen, sondern auch wie die im Abrechnungszeitraum angefallenen Betriebskosten auf die Mieter zu verteilen sind.
Für die Abrechnung gibt es verschiedene Umlage- bzw. Verteilerschlüssel, die – mit Ausnahme der Heiz- und Warmwasserkosten – im Mietvertrag frei vereinbart werden können. Die unterschiedlichen Umlageschlüssel haben jedoch auch unterschiedliche Vor- und Nachteile.
Umlage nach der Wohn- und/oder Nutzfläche: Quadratmeter maßgeblich
Beim Umlageschlüssel „Wohn- und/oder Nutzfläche“ ist zunächst die Gesamtwohnfläche nach Quadratmetern des Mietobjektes zu ermitteln. Hier wird regelmäßig die Wohnflächenverordnung (WoFlV) angewendet, in der auch Schrägen (zählen ab einem Meter bis unter zwei Metern zur Hälfte und ab zwei Metern voll als Wohnfläche), Balkone und Terrassen (zählen zu einem Viertel und bei besonders guter Nutzbarkeit zur Hälfte als Wohnfläche) sowie Wintergärten (zählen bei fehlender Beheizbarkeit zur Hälfte und bei vorhandener Beheizbarkeit voll zur Wohnfläche) berücksichtigt werden. Die einzelnen Betriebskosten werden dann durch die so ermittelte Gesamtwohnfläche dividiert und mit der jeweiligen Wohnfläche (Quadratmeter) der einzelnen Wohnung multipliziert. Alternativ kann auch die Wohnfläche der einzelnen Wohnungen prozentual in das Verhältnis zur Gesamtwohnfläche gesetzt werden.
Weicht die tatsächliche Größe einer Wohnung von der im Mietvertrag genannten Wohnfläche um mehr als 10% ab, ist die tatsächliche und nicht die mietvertraglich aufgeführte Wohnfläche maßgeblich (Bundesgerichtshof (BAG), Urteil vom 31.10.2007, Az.: VIII ZR 261/06).
Die Umlage nach der Wohnfläche wird bei verbrauchsabhängigen Kosten oft als ungerecht empfunden, etwa wenn eine Einzelperson in einer 100-qm-Wohnung mehr Wassergeld zahlen muss als eine vierköpfige Familie in einer 70-qm-Wohnung.
Umlage nach der Personanzahl: Kopfzahl entscheidend
Bei diesem Umlageschlüssel wird zunächst die Personenanzahl aller Wohnungen ermittelt. Die einzelnen Betriebskosten werden anschließend durch diese Personenanzahl dividiert und mit der Personenanzahl der einzelnen Wohnung multipliziert. Um unterschiedliche Personenanzahlen durch Ein- und Auszüge zu berücksichtigen, sollte die Umlage nach der Personenanzahl auf Personenmonate bzw. Personentage ausgedehnt werden. Bei der Berechnung wird die Anzahl der Personen zusätzlich mit den Monaten bzw. Tagen, in denen diese in der Wohnung lebten, multipliziert.
Gerade bei größeren Einheiten ist dieser Umlageschlüssel für den Vermieter problematisch. Denn es reicht nicht aus, wenn er zur Ermittlung der Personenanzahl allein auf das amtliche Einwohnermelderegister zurückgreift. Vielmehr muss der Vermieter die Belegung an bestimmten Stichtagen feststellen (BGH, Urteil vom 23.01.2008, Az.: VIII ZR 82/07), was für ihn zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand führt. Zusätzliche Schwierigkeiten ergeben sich durch die Frage, ab wann ständig anwesende Besucher eines Mieters (etwa die Freundin) zur Personenanzahl hinzuzurechnen sind.
Umlage nach Wohneinheiten: Geteilt durch alle Wohnungen
Beim Umlageschlüssel „Wohneinheiten“ werden die Betriebskosten durch die Gesamtzahl der vorhandenen Wohnungen geteilt.
Obwohl diese Berechnungsmethode sehr einfach ist, führt sie häufig zu Ungerechtigkeiten. So werden hierbei Mieter einer größeren Wohnung bevorzugt, ebenso mehrköpfige Haushalte. Dieser Umlageschlüssel kann daher letztlich nur bei gleich großen Wohnungen mit gleicher Personenanzahl angewendet werden, etwa einer Immobilie mit Ein-Zimmer-Appartements.
Umlage nach Mieteigentumsanteilen: Vertraglich vereinbaren
Die Umlage nach Miteigentumsanteilen entspricht in etwa derjenigen nach der Wohnfläche. Probleme können jedoch dadurch entstehen, dass auch das Gemeinschaftseigentum (etwa Treppenhäuser, Flure, Kellergänge) in den Miteigentumsanteilen berücksichtigt wurde oder Gewerbeeinheiten mit höheren Miteigentumsanteilen bewertet wurden, um der erhöhten „Abnutzung“ Rechnung zu tragen. Hier sollten vermietende Wohnungseigentümer zum einen eine Klausel in den Mietvertrag aufnehmen, wonach als Umlageschlüssel für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter die Abrechnung des Verwalters gegenüber den Wohnungseigentümern nach Miteigentumsanteilen vereinbart wird. Zum anderen sollte im Mietvertrag eine Regelung enthalten sein, wonach es dem Vermieter gestattet ist. einen durch die Wohnungseigentümergemeinschaft geänderten Kostenverteilungsschlüssel in seinen künftigen Betriebskostenabrechnungen gegenüber dem Mieter zugrunde zu legen.
Umlage nach Verbrauch: Teilweise gesetzlich vorgeschrieben
Dieser Verteilerschlüssel sollte immer dann verwendet werden, wenn eine Erfassung nach Verbrauch (etwa bei Wasseruhren) oder nach Verursachung (etwa beim Abfall) möglich ist.
Für die Heizkosten ist die Umlage nach dem Verbrauch durch die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zwingend vorgeschrieben. Grundsätzlich sind hier 50 bis 70% der Kosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Die restlichen Kosten können auf die Wohn- oder Nutzfläche verteilt werden. Rechnet der Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl er dazu verpflichtet ist, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil um 15% kürzen, § 12 HeizkostenV. Das gilt ebenso für die Warmwasserkosten, die ebenfalls teilweise nach dem Verbrauch abzurechnen sind.
Wurde mietvertraglich kein Verteilerschlüssel vereinbart, sind die Betriebskosten nach der Wohnfläche umzulegen, § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB. Kann jedoch ein Verbrauch oder eine Verursachung erfasst werden, ist dies – vorrangig gegenüber der Wohnfläche – nach einem entsprechenden Maßstab umzulegen, § 556a Abs. 1 Satz 2 BGB.
Was sonst noch beim Umlageschlüssel zu beachten ist
Bei unterschiedlichen Wohnungsgrößen mit unterschiedlicher Belegung verspricht eine Kombination der verschiedenen Verteilerschlüssel häufig das gerechteste Ergebnis. So sollten verbrauchsabhängige Kosten durch Erfassungsgeräte ermittelt oder nach Personenanzahl umgelegt werden, während verbrauchsunabhängige Kosten – je nach Einzelfall – auf die Wohnfläche oder auch auf Wohneinheiten verteilt werden können.
Ein einseitiges Recht zur Änderung des Umlageschlüssels hat der Vermieter nicht. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Vermieter auf eine Abrechnung nach Verbrauch oder Verursachung umstellt (etwa durch Erfassungsgeräte). Dies ist jedoch nur für künftige Abrechnungszeiträume zulässig und muss den Mietern zuvor schriftlich mitgeteilt werden.
Die Betriebskosten für leerstehende Wohnungen muss der Vermieter grundsätzlich selber zahlen. Er darf also den Umlageschlüssel nicht derart verändern, dass die leerstehende Wohnung dort heraus fällt, etwa durch Abzug der Wohnfläche der leerstehenden Wohnung von der Gesamtwohnfläche.
Schließlich ist darauf zu achten, ob bei gemischter Nutzung von Gebäuden eine getrennte Betriebskostenabrechnung für Wohnraum- und Gewerbemieter durchgeführt wurde (sogenannter Vorwegabzug).
