Heute haben wir unsere Kollegin Nicole aus der Buchhaltung bei uns im Interview. Los geht’s.
1. Wer bist du und was machst du bei uns?
Mein Name ist Nicole Marx und ich bin eine von drei Buchhaltern*innen bei der Promeda Hausverwaltung GmbH. Seit Kurzem habe ich die Teamleitung dieses Bereiches übernommen.
Weiterhin bin ich hauptverantwortliche Ausbilderin für derzeit einer Auszubildenden im 3. Jahr. Zum 01.08.2024 konnten wir jedoch schon zwei weitere Azubis gewinnen, die bei der Promeda die Ausbildung zum Immobilienkaufmann/zur Immobilienkauffrau beginnen werden.
2. Warum hast du bei Promeda angefangen? Und wie lange bist du schon dabei?
Ich arbeite seit drei Jahren bei der Promeda. Damals habe ich im Bereich der Buchhaltung eine neue Herausforderung gesucht. Die Stellenausschreibung hatte mich sofort angesprochen und nach dem Gespräch mit Herrn Kurzke stand mein Entschluss, bei der Promeda anzufangen, recht schnell fest.
3. Was genau sind deine Aufgaben als Buchhalterin?
Die Arbeiten als Miet- und WEG-Buchhalter sind recht vielseitig und monatlich sehr strukturiert. Anfang des Monats stellen wir die Sollstellungen in die Mieter- und Eigentümerkonten ein und buchen Lastschriften von den Konten ab. In der Mitte des Monats erfolgt die Berechnung der Mietüberschüsse für die Eigentümer, die uns mit der Sondereigentumsverwaltung beauftragt haben.
Wichtig ist auch der Mahnlauf und ggf. die Weiterleitung der Forderungen an Anwälte und das Gericht.
Außerhalb dieser festen Termine müssen Rechnungen bezahlt werden und die Hausgeldabrechnungen für die Eigentümer bzw. die Betriebskostenabrechnungen für die Mieter erstellt werden.
4. Kannst du Beispiele für Herausforderungen in der Buchhaltung in der Hausverwaltung nennen und wie du damit umgehst?
Eine besondere Herausforderung ist immer die Übernahme von Objekten von anderen Verwaltungen. Die Akten wurden von anderen Meschen gepflegt und die Buchhaltung von anderen Menschen bearbeitet. Nicht zuletzt ist jede Hausverwaltungssoftware ein wenig anders.
Genau diese Herausforderung zu meistern, macht mir Spaß. Zum Schluss stimmen alle Zahlen und Belege zusammen und die Verwaltungsbeiräte sind bei der Belegprüfung mit unserer Arbeit zufrieden und tragen diese Zufriedenheit weiter in die Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung.
5. Wie trägt deine Arbeit als Buchhalterin dazu bei, für Transparenz bei den verwalteten Objekten zu sorgen? Oder anders gefragt: Wie unterstützt du die Verwalter in Bezug auf die Zahlen?
Ein Sprichwort sagt: Ordnung ist das halbe Leben. In der Buchhaltung ist es aber das Ganze.
„>Es ist wichtig, dass zu jeder getätigten Buchung ein Beleg existiert und dieser ordnungsgemäß unter der entsprechenden Kontolasche abgelegt ist. Damit unterstützen wir nicht nur die Verwalter, sondern tragen auch dazu bei, dass die Prüfung der Belege durch den Verwaltungsbeirat oder auch die Belegeinsicht durch Mieter nicht mehrere Stunden oder Tage in Anspruch nimmt.
6. Gehört das Versenden von Mahnungen an Mieter und Eigentümer zu deinen Aufgaben? Wenden sich säumige Personen direkt an dich als Buchhalterin?
Das Versenden von „bösen Briefen“, wie ich die Mahnungen immer scherzhaft bezeichne, gehört zu meinen Aufgaben. Da auf den Mahnschreiben mein Name als Ansprechpartnerin verzeichnet ist, wenden sich die betroffenen Mieter oder Eigentümer bei Nachfragen auch meist an mich. Sollte ich das Problem nicht lösen können, spreche ich mich hierzu mit meinen Verwaltungskollegen*innen ab.
7. Führst du Rechnungsprüfungen durch? Begleitest du die Verwalter bei der Rechnungsprüfung oder übernimmst du diese Aufgabe manchmal alleine (wenn es um die Zahlen geht)?
„>Das Zahlenwerk in der Abrechnung ist durch meine Hand entstanden. Da ist es mir wichtig, dass ich bei den Belegprüfungen dabei bin. Sollte sich hier eine reine buchhalterische Frage ergeben, kann ich diese am besten beantworten.
„>Anders ist es bei inhaltlichen Fragen z.B. einer Rechnung. Diese kann meist nur der Verwalter erläutern.
8. Wie gehst du vor, wenn deine Buchführung nicht stimmt? Schon ein Cent kann zu viel sein.
Gerade bei der Erstellung der Hausgeldabrechnung schleicht sich gern einmal eine Differenz in Vermögensstatus ein, die gesucht und gefunden werden möchte.
Wenn ich alle möglichen Fehlerquellen schon abgearbeitet habe, hilft es mir, die Abrechnung einfach mal aus der Hand zu legen. Am nächsten Morgen (mit einem frischen Kopf) findet sich der Fehler meist schnell. Auch untereinander helfen wir Buchhaltungskollegen*innen uns mal aus. Jeder hat seine eigene Herangehensweise nach Differenzen zu suchen und gemeinsam kommen wir immer zum Ziel.
9. Gibt es spezielle Projekte oder Erfolge, auf die du besonders stolz bist?
Ja, natürlich gibt es die: da ich meine Ausbildereignung erst von 1,5 Jahren absolviert habe, bin ich auf meine erste Auszubildene, die ihre Ausbildung mit einem sehr guten Ergebnis abgeschlossen hat, besonders stolz und ich konnte einen Teil zu dem Gelingen beitragen.
10. Welche Rolle spielt der Kontakt zu Kunden in deinem Job und wie gehst du mit ihren Anliegen um?
In der Buchhaltung ist der Kundenkontakt nicht ganz so groß ausgeprägt, wie in der Verwaltung. Wir Buchhalter*innen „pflegen“ die meisten Kontakte mit unseren säumigen Mietern oder Eigentümern. Diese müssen dann höflich aber bestimmt daran erinnert werden, dass wieder einmal eine Miete/Hausgeld nicht auf dem Konto der Hausverwaltung eingegangen ist.
11. Wie gehst du mit den speziellen Anforderungen in der WEG-Verwaltung um, und wie unterscheidet sich das von der Verwaltung von Miethäusern?
In der Buchhaltung gibt es Unterschiede in den gesetzlichen Anforderungen, welche Kosten in der Hausgeld- bzw. Betriebskostenabrechnung angesetzt werden dürfen. So sind z.B. Reparaturen zwar Kosten für die Eigentümer, dürfen aber in den meisten Fällen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Auch spielt eine Rolle, wann die Rechnungen der umlegbaren Kosten bezahlt worden sind. In der Eigentumsverwaltung gilt das Stichtagsprinzip, d.h. es werden nur die Kosten in der Abrechnung angesetzt, die innerhalb des Abrechnungszeitraumes bezahlt worden sind.
Die Abrechnung der Mieter unterscheidet, dass alle Kosten abgerechnet werden, die für diesen Zeitraum angefallen sind. Es werden auch Rechnungen berücksichtigt, die z.B. im Januar bezahlt worden sind, aber noch das Vorjahr betreffen.
12. Wenn jemand in die Hausverwaltungsbranche (als Verwalter / Buchhalter) einsteigen möchte, welchen Ratschlag würdest du ihm geben?
Die Hausverwaltung ist ein krisensicherer und spannender Job. Eine Wohnung oder ein Haus sucht jeder Mensch irgendwann einmal und er freut sich darüber, wenn die Verwaltung seiner Immobilie in guten Händen ist.
13. Welche Hobbys oder Interessen verfolgst du außerhalb der Arbeit, die dir Freude bereiten?
In meiner Freizeit bastele ich sehr gern. Anderen eine Freude mit selbstgebastelten Bildern, Karten oder Floristik zu machen, macht mir Spaß.
14. Welche Reiseziele stehen auf deiner Wunschliste, und was fasziniert dich daran?
Da ich Wärme nicht so gern mag, würde ich gern mal eine Reise nach Norwegen oder Finnland machen. Norwegens Fjorde sind immer eine Reise wert.
15. Mit wem aus unserem Team sollten wir das nächste Interview führen? Und warum?
Carola Heinze ist neben Marcel die Mitarbeiterin, die am längsten bei der Promeda tätig ist. Sie kann sicher viel über die Entwicklung der Promeda berichten.
