Die Wahl eines „richtigen“ Verwalters ist nicht immer leicht. Da in Deutschland jeder als WEG- bzw. Hausverwalter auftreten darf und es keine gesetzlichen Mindeststandards für die Qualifikation hierzulande gibt, ist besondere Vorsicht geboten.
In Deutschland ist der Begriff „Hausverwalter“ keine geschützte Berufsbezeichnung und vom Gesetzgeber wurde auch noch kein einheitliches Berufsbild geschaffen.
Daher müssen Eigentümer und Wohnungseigentümergemeinschaften, die einen Verwalter suchen, umso mehr darauf achten, dass sie einen seriösen Anbieter wählen. Denn schließlich trägt der Verwalter die Verantwortung für die Bewirtschaftung und Werterhaltung der gesamten Immobilie.
Zudem hat er Zugriff auf die Bewirtschaftungskonten und verwaltet damit treuhänderisch z. T. große Vermögensgegenstände. Die richtige Wahl der Hausverwaltung ist entscheidend, damit die Zusammenarbeit langfristig von Vertrauen und Erfolg geprägt ist.
Neben diesem Artikel haben wir hier eine Checkliste für die Verwaltersuche als PDF Dokument zusammengestellt.
Hausverwaltung gesucht: Worauf sollten Eigentümer achten?
Worauf Eigentümer sowie Eigentümergemeinschaften bei ihrer Suche nach einer professionellen und seriösen Hausverwaltung im Einzelnen achten sollten, zeigen wir mit dem folgenden Punkten:
Gute Organisation
Die ideale Hausverwaltung soll die Eigentümer von zeitraubenden Tätigkeiten entlastet und muss bereit sein, sich aktiv zu kümmern sowie regelmäßig nach dem Rechten zu sehen. Dafür ist eine gute Organisation innerhalb der Firma und ein stetiger Kontakt zum Eigentümer erforderlich.
Hauptberufliche Tätigkeit des Verwalters
Um einen umfangreichen Service zu gewährleisten, sollte der Verwalter hauptberuflich tätig sein. Somit sind ein professionelles Arbeiten und die Bewältigung der täglichen Prozesse möglich, ohne dass die Erreichbarkeit oder der Service darunter leiden.
Zudem ist zu beachten, ob der Verwalter seine Aufgaben selbst erfüllt oder ob er die Verwaltungstätigkeiten z. T. auf Dritte (externe Firmen) überträgt.
Kaufmännisches Verständnis
Zudem muss der Verwalter genügend kaufmännisches Verständnis für seine tägliche Arbeit mit Immobilien haben. Die ordnungsgemäße Mietenbuchhaltung und jährliche Abrechnung der Bewirtschaftungskosten in Form einer Betriebskosten- oder Wohngeldabrechnungen sowie die Aufstellung eines Wirtschaftsplanes für das kommende Jahr erfordern ein gutes kaufmännisches Wissen.
Berufserfahrung / Ausbildung
Als weiteres Kriterium sind die Berufserfahrung und das Alter der Firma zu betrachten. Umso länger das Unternehmen am Markt ist, desto mehr Erfahrung sollte die Verwaltung mitbringen können.
Die Mitarbeiter der Hausverwaltung sollten eine Berufsausbildung im Immobilienbereich und fundierte rechtliche Kenntnisse nachweisen können. Weitere Qualifikationen zum Immobilienfachwirt oder Immobilienökonom sind gute Voraussetzungen für eine professionelle und gute Verwaltertätigkeit.
Bestand an zu verwaltenden Wohn- und Gewerbeeinheiten
Um sicher zu gehen, dass man nicht die falsche Firma auswählt, ist die Nachfrage nach dem aktuell zu verwaltenden Einheiten sehr wichtig.
Hat die Firma zu viele Einheiten zu betreuen (z.B. >3.000-5.000 Einheiten), ist man vielleicht nur ein kleiner Kunde mit seinem Wohnhaus mit 15 Einheiten und erhält nicht den gewünschten Service.
Ist dagegen die Firma noch recht klein aufgestellt (z.B. <250 Einheiten), kann der Service sehr intensiv und überdurchschnittlich sein, aber die Gefahr der Firmenpleite, auf Grund von schlechter Auftragslage, kann auch bestehen.
Referenzen
Die Eigentümer sollten die Hausverwaltung um Referenzen einiger zufriedener Kunden bitten. Professionelle Verwalter stellen diese meist auf Anfrage zur Verfügung, ebenso wie ein Muster für die Abrechnung und den Wirtschaftsplan.
Absicherung durch Vermögensschadenshaftpflichtversicherung
Auch die Frage, bis zu welcher Höhe die Verwaltung gegen Vermögensschäden versichert ist, sollte geprüft werden. Bei evtl. auftretenden Schäden durch die Hausverwaltung ist es wichtig zu wissen, in welchem Umfang eine Haftung abgesichert ist.
Trennung des zu verwaltenden Vermögens vom Geschäftsvermögen
Der Verwalter sollte sicher stellen, dass das Vermögen der Eigentümer bzw. der Gemeinschaften von seinem Vermögen getrennt gehalten wird und zwar so, dass das Vermögen der Gemeinschaft beim Konkurs der Verwalters sicher ist.
Mitglied in einem Verband
Ein weiteres Kriterium ist die freiwillige Mitgliedschaft in einem renommierten Verwalterverband. Durch die Mitgliedschaft im Verband wird der Hausverwaltung bescheinigt, dass sie gewisse berufliche Mindeststandards einhält und gewisse Voraussetzung für die Aufnahme in Fachverbänden erfüllt.
Meist wird auch eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung sowie eine Mindestanzahl an verwalteten Einheiten ( z. B. ab 300-400 Wohnungen) verlangt, um einem Verband als neues Mitglied beizutreten.
Sitz der Verwaltung in der Nähe zum Objekt
Des Weiteren sollte der Sitz der Verwaltung nicht allzu weit von dem zu verwaltenden Objekt entfernt sein, damit die Anfahrt nicht zu lange dauert und eine regelmäßigen Begehungen sowie schnelles Handeln vor Ort bei Havarie gewährleistet ist.
Zudem ist es hilfreich, wenn durch die Verwaltung vor Ort einen zuverlässigen Hausmeister beauftragt bzw. angestellt wird.
In Großstädten wie Berlin, Hamburg oder München spielt die Nähe nicht die übergeordnete Rolle, aber gerade auf dem weitläufigen Land, mit langen Fahrtwegen (und hohen Fahrtkosten) ist der Faktor nicht zu unterschätzen.
Weitere wichtige Gedanken
Für den Marktüberblick und Kostenvergleich von WEG- und Miethausverwaltungen können u. a. Internetrecherchen nützlich sein. Online gibt es für Eigentümer Vermittlungsplattformen, bei denen die Eigentümer kostenfrei Angebote einholen können. Innerhalb kürzester Zeit werden von entsprechenden Hausverwaltungen Angebote für die Anfrage abgegeben, sodass Sie so eine Auswahl an Firmen und Vergleichsmöglichkeiten vom Markt bekommen.
Natürlich können Eigentümer bei der Suche nach einer Hausverwaltung auch auf den Webseiten von verschiedenen Immobilienverwaltungen Anfragen stellen oder ganz einfach per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen und um ein Angebot bitten.
Bei allen Vertragsangeboten sollten Sie genau auf das Kleingedruckte achten. Welche Leistungen sind in der angebotenen Verwaltergebühr alles enthalten und was kostet extra? Hier gibt es große Unterschiede.
Auch vor Preisdumping ist zu warnen, da viele Leistungen extra abgerechnet werden bzw. in der Regel der Verwaltungs-Service stark darunter leidet. Langfristig kann in unseren Augen keine Verwaltung deutlich unter dem Marktniveau arbeiten.
Hausverwaltung ist immer Vertrauenssache. Darum ist es besonders wichtig, die „richtige“ Hausverwaltung bzw. den „passenden“ Verwalter zu finden. Oft ist der Preis nicht immer das ausschlaggebende Kriterium. Dennoch ist es natürlich wichtig, vorher zu wissen, was die Verwalterleistung in der Summe kostet.
Viel Erfolg bei der richtigen Entscheidung für die Wahl der neuen Hausverwaltung!
