Bei der Durchführung einer Eigentümerversammlung sind das Wohnungseigentumsgesetz und weitere wichtige Sachverhalte zu beachten. Um einen Überblick über die notwendigen Schritte und Verwalterarbeiten zu bekommen, haben wir Ihnen im Nachfolgenden eine Checkliste vorbereitet.
1. Begrüßung
Zu Beginn werden durch den Versammlungsleiter, in der Regel der Verwalter, die Eigentümer begrüßt.
2. Vollmachten
Gleich im Anschluss müssen alle anwesenden Eigentümer und Vollmachten kontrolliert werden. Dabei kann auch die aktuelle Grundbuchauszugsliste zu Hilfe genommen werden, um die aktuellen Eigentümer festzustellen.
3. Anwesenheit von Gästen
Bei anwesenden Gästen im Versammlungsraum muss über die weitere Anwesenheit während der Versammlung durch die Gemeinschaft beschlossen/abgestimmt werden.
4. Beschlussfähigkeit
Bevor die Versammlung richtig beginnen kann, muss noch die Beschlussfähigkeit festgestellt werden. Dabei müssen lt. Gesetz § 25 Abs. 3 WEG die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten bzw. durch Vollmacht vertreten sein.
Ist keine Beschlussfähigkeit gegeben, muss eine Wiederholversammlung zu einem neuen Termin eingeladen und einberufen werden. In der Praxis hat man für diesen Fall einen Wiederholungsversammlungsbeschluss in der vorhergehenden Eigentümerversammlung beschlossen, um die Neueinladung zu ersparen.
5. Eröffnung der Versammlung
Ist die Beschlussfähigkeit gegeben, kann die Versammlung vom Versammlungsleiter eröffnet werden.
6. Geschäftsordnung
Nach Eröffnung der Versammlung muss die Geschäftsordnung besprochen werden, wobei der Protokollführer festgelegt wird. Auch die Reihenfolge der TOP’s in der Tagesordnung sowie die Redezeiten der Eigentümer zu einzelnen Themen können bestimmt werden.
7. Abstimmungen
Im Anschluss können dann die einzelnen Beschlüsse verlesen werden und durch die Eigentümer zu den einzelnen Themen abgestimmt werden (u. a. Nutzung von Stimmkarten).
8. Verkündung und Erfassung der Beschlüsse
Die beschlossenen Beschlüsse müssen vom Versammlungsleiter laut verkündet und schriftlich festgehalten werden.
9. Protokollierung
Nach der kompletten Durchführung und Beendigung der Eigentümerversammlung muss ein Protokoll bzw. eine Niederschrift von allen gefassten Beschlüssen sowie den Versammlungsort und die Zeit angefertigt werden. Das Protokoll muss von drei Personen (Verwalter, Beiratsvorsitzender und weiteres Beiratsmitglied bzw. zwei Wohnungseigentümer) unterzeichnet werden.
10. Beschlusssammlung
Seit der Novellierung des WEG in 2007 muss der Verwalter eine Beschlusssammlung führen, in welche er unmittelbar nach der Eigentümerversammlung alle Beschlüsse in chronologischer Reihenfolge einträgt. Somit ist eine Übersicht über alle gefassten Beschlüsse der vergangenen Jahre gegeben. Führt der Verwalter keine Beschlusssammlung, kann er fristlos abberufen und der Verwaltervertrag fristlos gekündigt werden.
11. Protokoll versenden
Das vervollständigte und unterzeichnete Protokoll ist binnen kürzester Zeit allen Eigentümern per Post zuzusenden. Ab Versammlungsbeendigung beginnt eine 4-wöchige Widerspruchsfrist der Eigentümer gegenüber den gefassten Beschlüssen.
12. Ergebnisse erfassen
Nach Ablauf der Widerspruchsfrist sind die Abrechnungsergebnisse zu verbuchen und evtl. Guthaben auszuzahlen bzw. Nachzahlungen von den Eigentümern einzufordern.
13. Beschlüsse umsetzen
Auch neu gefasste Beschlüsse (z. B. für die Instandhaltung des Gebäudes) sind umzusetzen und evtl. die Wohn-/ Hausgelder lt. neuem Wirtschaftsplan anzupassen.
Fazit zur Durchführung einer Eigentümerversammlung
Wie schon bei der Vorbereitung einer Eigentümerversammlung sind auch bei der Durchführung der Eigentümerversammlung viele Punkte zu beachten. Daher ist eine gute Planung und eine gewisse Routine sowie Berufserfahrung sehr wichtig, um als Verwalter mit den vielen Menschentypen und Aufgaben fertig zu werden.
