Hat der Vermieter mit dem Mieter im Mietvertrag monatliche Betriebskostenvorauszahlungen (Nebenkostenvorauszahlungen) vereinbart, sind nur die 17 in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelisteten Kostenpositionen umlagefähig.
Während in § 2 BetrVK die Kostenpositionen der Nummern1 bis 16 genau benannt sind, ist der sogenannte Auffangtatbestand der Nummer 17 „sonstige Betriebskosten“ eher vage. Zwar gehören hierzu alle Betriebskosten, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind und weder Verwaltungskosten noch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind. Trotzdem kommt es aber über die sonstigen Betriebskosten immer wieder zu Streit.
Das sind umlagefähige sonstige Betriebskosten
Generell sind solche Betriebskosten umlagefähig, die die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen, § 1 Satz 1 BetrVK.
Dazu gehören nicht
- Verwaltungskosten, also die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrVK
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrVK
Die Abgrenzung zwischen umlagefähigen sonstigen Betriebskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ist in der Praxis nicht immer einfach. Grundsätzlich zählen zu den umlagefähigen sonstigen Kosten diejenigen, die nicht einmalig, sondern laufend anfallen.
Beispiele hierzu sind:
Vermietertipp: Die sonstigen Betriebskosten müssen im Mietvertrag genau bezeichnet sein
Umlagefähig sind die sonstigen Betriebskosten grundsätzlich nur dann, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich im Einzelnen bezeichnet werden. Die bloße mietvertragliche Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ reicht dafür nicht aus (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03).
Das bedeutet, dass die umzulegenden Kostenpositionen im Rahmen der sonstigen Betriebskosten einzeln genannt und genau bezeichnet werden müssen. Unklare Formulierungen gehen dabei zu Lasten des Vermieters. Daher sollte im Mietvertrag etwa folgende Formulierung enthalten sein:
Zu den sonstigen Betriebskosten gehören die Reinigung der Glasdächer des Treppenhauses sowie die Betriebs- und Wartungskosten aller Feuerlöscher im Haus“.
Ausnahmsweise kann die Umlage von sonstigen Betriebskosten auch ohne eine Vereinbarung im Mietvertrag wirksam sein. Das ist der Fall, wenn diese Kosten jahrelang gezahlt wurden, weil darin eine stillschweigende Vereinbarung liegen kann (BGH, Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 146/03). Unter „jahrelang“ dürfte ein Zeitraum von mindestens drei Jahren zu verstehen sein.
