Was mittlerweile allen Hausverwaltern und Eigentümern bekannt sein sollte: Seit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) zum 01.07.2007 ist eine Beschlusssammlung zu führen, § 24 Abs. 7 WEG.
Zuständig hierfür ist der Verwalter oder – sofern keiner vorhanden ist – der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung bzw. derjenige, den die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit dazu bestellt haben, § 24 Abs. 8 WEG.
Zwar muss der Verwalter grundsätzlich über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift anfertigen, § 24 Abs. 6 WEG. Seit der Novelle besteht jedoch die zusätzliche Pflicht zur Führung der (gesonderten) Beschlusssammlung.
Das ist der Sinn der Beschlusssammlung
Die Wohnungseigentümer können Beschlüsse fassen, die von den gesetzlichen Regelungen oder vom Inhalt der Teilungserklärung abweichen. Da diese Beschlüsse nicht ins Grundbuch eingetragen werden, stellt die Beschlusssammlung eine Dokumentation aller Beschlüsse der betreffenden Wohnungseigentümergemeinschaft dar.
Damit werden Wohnungseigentümer, Verwalter (bzw. nach einem Wechsel auch der neue Verwalter) und potentielle Käufer von Eigentumswohnungen in die Lage versetzt, sich in übersichtlicher Form über die gefassten Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft und etwaigen damit verbunden Gerichtsentscheidungen zu informieren.
Aus diesem Grund darf die Pflicht zur Führung der Beschlusssammlung auch nicht durch eine Regelung in der Teilungserklärung oder durch einen Beschluss der Wohnungseigentümer unterlaufen werden.
Welchen Inhalt die Beschlusssammlung haben muss
Nach § 24 Abs. 7 Satz 2 WEG muss die Beschlusssammlung (nur) den Wortlaut enthalten
- der in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung,
- der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung und
- der Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 WEG mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien.
Damit gilt im Einzelnen Folgendes:
1. Versammlungsbeschlüsse
Zusätzlich zum Wortlaut des Beschlusses (pauschale Angaben wie etwa „Top 2“ oder bloße Stichworte genügen nicht) einer ordentlichen oder außerordentlichen Wohnungseigentümerversammlung ist hier Folgendes anzugeben (vgl. auch Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 23.08.2001, Az.: V ZB 10/01):
Zusätzlich aufzunehmen sind etwaige Anfechtungen wegen gesetzes- oder vereinbarungswidriger Beschlussfassungen unter Angabe des Anfechtenden, des Zeitpunkt der Anfechtung und des gerichtlichen Aktenzeichens.
2. Schriftliche Beschlüsse
Für schriftliche Beschlüsse (im sogenannten Umlaufverfahren) nach § 23 WEG gelten sinngemäß dieselben Regeln wie für Versammlungsbeschlüsse. Schriftliche Beschlüsse sind allerdings erst aufzunehmen, wenn alle Wohnungseigentümer zugestimmt haben und der Verwalter den Beschluss bekanntgegeben bzw. verkündet hat.
3. Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen
Urteile in wohnungseigentumsrechtlichen Streitigkeiten nach § 43 WEG sind mit Angabe von Urteilsformel (Tenor), Gericht, Datum, gerichtliches Aktenzeichen und beteiligte Parteien in die Beschlusssammlung aufzunehmen. Dazu gehören auch die Urteilsformeln zu den Kosten und zur vorläufigen Vollstreckbarkeit. Nicht aufzunehmen sind die Entscheidungsgründe eines Urteils, Mahnbescheide und (gerichtliche oder außergerichtliche) Vergleiche. Soll sich ein Vergleich jedoch gegenüber Sonderrechtsnachfolger wie Käufer oder Erben von Eigentumswohnungen künftig auswirken, muss er als Beschlussantrag formuliert und von der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen werden, damit er in die Beschlusssammlung aufgenommen werden kann.
Wurde ein Beschluss angefochten, ist nicht nur der Tenor einer späteren Gerichtsentscheidung aufzunehmen, sondern auch beim ursprünglich angefochtenen Beschluss ein entsprechender Vermerk zu erstellen.
Diese Fristen und Formen gelten
Alle Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen sind unverzüglich, also hier in der Regel bis zum nächsten Tag nach der Beschlussfassung oder dem Urteilseingang, in die Beschlusssammlung fortlaufend nummeriert aufzunehmen. Geführt werden kann die Beschlusssammlung in Papier- oder elektronischer Form, was ebenso von der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen werden kann wie die Aufnahme der vor dem 01.07.2007 ergangenen Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen.
Verwalter: Fehlende Beschlusssammlung liefert Abberufungsgrund
Zu den von seiner regulären Vergütung abgedeckten Aufgaben des Verwalters gehört die ordnungsgemäße Führung der Beschlusssammlung. Verstöße hiergegen liefern einen wichtigen Grund für die sofortige Abberufung des Verwalters, § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG.
