Den meisten Immobilieneigentümern sind die vielen Tätigkeiten, die von den beauftragten Hausverwaltungen ausübt werden, zu großen Teilen unbekannt. Während sich die Eigentümer von Mietobjekten meist über Kostensteigerungen bei der Mietverwaltung ärgern, sind viele Wohnungseigentümer mit ihrer WEG-Verwaltung generell unzufrieden. Tatsächlich kümmern sich seriöse Hausverwaltungen aber um zahlreiche Dinge, die aufgrund gesetzlicher Änderungen neu vorgeschrieben werden und bei den Verwaltungen zum Teil einen erheblichen Mehraufwand verursachen. Mit welchen neuen Anforderungen Hausverwaltungen für ihre Auftraggeber konfrontiert wurden, können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Worum sich Hausverwaltungen alles für ihre Auftraggeber kümmern
Außer den grundlegenden Dingen im kaufmännischen Bereich wie etwa die Vereinnahmung von Zahlungen, die Erstellung der Jahresabrechnung und – bei der WEG-Verwaltung – die alljährliche Eigentümerversammlung nebst dem Jahresbericht der Verwaltung sowie dem vorgelegten Wirtschaftsplan bleiben vielen Eigentümern die zahlreichen Tätigkeiten einer Hausverwaltung verborgen. Dabei ist eine der wesentlichen Aufgaben einer seriösen Hausverwaltung, auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren und sich darum zu kümmern.
Damit sind aber nicht die Belange gemeint, die die Hausverwaltung selber betreffen, wie etwa
Vielmehr sind die Bereiche angesprochen, in denen die Hausverwaltungen im Sinne ihrer Auftraggeber tätig werden. Dazu gehören aus der jüngsten Zeit im Wesentlichen die folgenden Bereiche:
Legionellenprüfung: Hauptproblem – Umlagefähigkeit der Kosten
Gewerbliche Vermieter von Wohngebäuden mit einer Großanlage im Sinne der Trinkwasserverordnung (TrinkwV) sind alle drei Jahre zur Legionellenprüfung verpflichtet. Zu diesen Großanlagen gehören
Keine Legionellenprüfung ist in vermieteten Ein- oder Zweifamilienhäusern erforderlich, ebenso bei Wohnungseigentümergemeinschaften in Mehrfamilienhäusern, in denen nur Wohnungseigentümer wohnen. Ist aber innerhalb einer Eigentümergemeinschaft nur eine Wohnung vermietet, muss die Legionellenprüfung erfolgen.
Ist eine Hausverwaltung mit der Betreuung des Objekts beauftragt, obliegt ihr für Wohnungseigentümergemeinschaften auch die Veranlassung der ggf. erforderlichen Legionellenprüfung, die erstmals bis zum 31.12.2013 erfolgen musste. Für die WEG-Verwaltung ergibt das im Wesentlichen aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung. Für die Mietverwaltung richtet sich das Bestehen einer Pflicht zur Veranlassung der Legionellenprüfung nach dem Verwaltervertrag.
Verstöße gegen die Legionellenprüfung werden regelmäßig als Ordnungswidrigkeit geahndet, unter bestimmte Voraussetzungen sogar als Straftat. Darüber hinaus drohen bei Legionelleninfektionen unter anderem Mietminderungen und Schadensersatzansprüche.
Im Zusammenhang mit der Legionellenprüfung ergeben sich zahlreiche Fragen nach der Umlagefähigkeit der dafür anfallenden Kosten. Klar dürfte sein, dass Vermieter (und damit Mietverwalter und Sondereigentumsverwalter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung) die Kosten der sogenannten orientierenden Untersuchung auf die Mieter umlegen kann, zu der die Entnahme der Trinkwasserproben und deren mikrobiologische Laboruntersuchung gehören. Bislang ungeklärt ist aber die Frage, unter welche der 17 Betriebskostenarten diese Kostenart fällt. Letztlich dürften diese Kosten wohl zu den „sonstigen Kosten“ nach § 2 Nr. 17 Betriebskostenverordnung (BetrKV) gehören. Die „sonstigen Betriebskosten“ müssen aber im Mietvertrag genau bezeichnet werden, da ansonsten keine Umlage möglich ist (Bundesgerichts (BGH), Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03).
Bei der WEG-Verwaltung entspricht es dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung, die Kosten für die Legionellenprüfung auf alle Einheiten umzulegen – und nicht nur auf die vermieteten Wohnungen (Landgericht (LG) Saarbrücken, Urteil vom 18.12.2015, Az.: 5 S 17/15).
Mindestlohngesetz: Erheblicher Mehraufwand bei der Beschäftigung von Mini-Jobbern
Das zum 16.08.2014 in Kraft getretene Mindestlohngesetz (MiLoG) hatte und hat für Hausverwaltungen erhebliche Auswirkungen. Denn die WEG-Verwalter sind gesetzlicher Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaften. Damit sind die WEG-Verwalter auch zuständig für die für die Eigentümergemeinschaften tätigen Hausmeister, Gärtner und Reinigungskräfte, die meistens auf Basis einer geringfügig entlohnten Beschäftigung (Mini-Job, 450-Euro-Job) von den Eigentümergemeinschaften eingestellt sind. Aber auch Mietverwalter haben im Auftrag der Mieteigentümer solche Mini-Jobber eingestellt und sind für diese Beschäftigungsverhältnisse zuständig.
Damit sind die Hausverwaltungen nicht nur für die Einhaltung des Mindestlohns für die geringfügig entlohnten Beschäftigten verantwortlich. Wesentlich problematischer ist die nach § 17 MiLoG bestehende Aufzeichnungspflicht. Danach sind (unter anderem) die Mini-Jobber verpflichtet, ihre wöchentliche Arbeitszeit einschließlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Dabei muss dieser Nachweis dem Arbeitgeber – also hier der Hausverwaltung – innerhalb von sieben Tagen zur Prüfung und Dokumentation vorliegen.
In der Praxis führt die Umsetzung der Aufzeichnungspflicht für die Hausverwaltungen zu deutlichem Aufwand. Vielfach reagieren die Mini-Jobber nur schleppend und mit fehlerhaften Aufzeichnungen. Hinzu kommen die Entfernungen zwischen dem Sitz der jeweiligen Hausverwaltung und den unterschiedlichen Arbeitsorten der einzelnen Mini-Jobber. Darüber hinaus bedeutet auch die Auswertung der Aufzeichnungen von jedem Mini-Jobber für die Hausverwaltungen zusätzlichen Mehraufwand.
Soweit die Hausverwaltungen als Reaktion auf das MiLoG Werk- oder Dienstleistungen für Immobilineigentümer an Fremdunternehmen ausgelagert haben, droht den Verwaltungen als Auftraggeber (und damit möglicherweise den Immobilieneigentümern) nach § 13 MiLOG eine verschuldensunabhängige Generalunternehmerhaftung, soweit die Fremdfirmen den Mindestlohn nicht zahlen. Daher ist hier ein Haftungsausschluss mit den Fremdunternehmen zu regeln, was wiederum Mehraufwand bedeutet.
Rauchmelder: Hier wird es bunt …
Inzwischen ist in allen 16 Bundesländern die Installation von Rauchmeldern (Rauchwarnmeldern) nach den jeweiligen Landesbauordnungen vorgeschrieben. So unterschiedlich, wie die Länder sind, so unterschiedlich sind auch die Vorschriften in den Landesbauordnungen. Teilweise sind die Fristen für die Anbringung der Rauchmelder in Bestandsbauten bereits abgelaufen, teilweise laufen diese Fristen noch – und im Bundesland Sachsen existiert dazu gar keine Regelung. Wer für die Installation der Rauchmelder zuständig ist, wird zum Teil unterschiedlich geregelt, wer für die Wartung der Rauchmelder zuständig, wird noch unterschiedlicher geregelt. Und nicht nur in Schlafräumen, Kinderzimmern und als Rettungswege benutzte Flure sind Rauchmelder anzubringen, darüber hinaus müssen im Bundesland Berlin auch in „Aufenthaltsräumen“ (etwa Wohnzimmer, Arbeitszimmer) Rauchmelder installiert werden.
Dazu existieren eine Vielzahl juristischer Fachbeiträge und inzwischen auch mehrere Gerichtsentscheidungen, die sich zusätzlich etwa mit Fragen beschäftigen, ob etwa eine Wohnungseigentümerschaft die Anbringung von Rauchmeldern beschließen kann (die dann im Sondereigentum, also der Eigentumswohnung, anzubringen sind) und ob die Rauchmelder in diesem Fall Gemeinschaftseigentum oder Sondereigentum sind.
Insgesamt ist es schlichtweg erstaunlich, mit welchen bunten juristischen Blüten sich Hausverwaltungen manchmal plagen müssen.
Im Bundesland Berlin gilt seit dem 01.01.2017 folgender § 48 Abs. 4 Bauordnung für Berlin (BauBln –
Stand: 21.05.2018):
(4) In Wohnungen müssen
- 1. Aufenthaltsräume, ausgenommen Küchen, und
- 2. Flure, über die Rettungswege von Aufenthaltsräumen führen,
jeweils mindestens einen Rauchwarnmelder haben. Die Rauchwarnmelder müssen so eingebaut oder angebracht und betrieben werden, dass Brandrauch frühzeitig erkannt und gemeldet wird. Bestehende Wohnungen sind bis zum 31. Dezember 2020 entsprechend auszustatten. Die Sicherstellung der Betriebsbereitschaft obliegt den Mietern oder sonstigen Nutzungsberechtigten, es sei denn, die Eigentümerin oder der Eigentümer übernimmt diese Verpflichtung selbst.
Damit müssen in Neubauten seit dem 01.01.2017 Rauchmelder angebraucht werden, und zwar in Aufenthaltsräumen, nicht aber in der Küche und auch nicht in Bad und Toilette, da diese keine Aufenthaltsräume im Sinne der BauBln sind. Für Bestandsbauten ist eine solche Ausstattung bis zum 31.12.2020 Pflicht. Wer allerdings bei den Bestandbauten für die Installation zuständig ist, erschließt sich aus dem Verordnungstext nicht. Es wird davon ausgegangen, dass dies der Eigentümer ist.
Für die WEG-Verwaltung in Berlin hat das folgende Konsequenzen (vgl. dazu BGH, Urteil vom 08.02.2013, Az.: V ZR 238/1), soweit der Eigentümer für die Installation von Rauchmeldern zuständig ist:
Die gefassten Beschlüsse hat der WEG-Verwalter dann auszuführen.
Ungeklärt ist bislang, ob ein Beschluss der Wohnungseigentümer über die Anbringung von Rauchwarnmeldern auch für solche Eigentümer gilt, die ihre Wohnungen bereits mit Rauchmeldern ausgestattet haben. Von einem Teil der Rechtsprechung wird das bejaht (etwa Amtsgericht (AG) München, Urteil vom 08,02,2017, Az.: 482 C 13922/16 WEG; AG Düsseldorf; Urteil vom 11.01.2016, Az.: 290a C 192/15; AG Heidelberg, Urteil vom 22.10.2014, Az.: 45 C 52/14). Nach anderen Entscheidungen sind dagegen bei einer Beschlussfassung der Eigentümer die bereits vorhandenen Rauchmelder zu berücksichtigen (etwa LG Karlsruhe, Urteil vom 18.12.2015, Az.:11 S 49/15; LG Braunschweig, Urteil vom 07.02.2014, Az.: 6 S 449/13). Hier bleibt die weitere Entwicklung abzuwarten (Stand: 21.05.2018).
Wohnungseigentümer wollen häufig wegen der teils ungeklärten Haftungsfragen bei nicht funktionierenden Rauchmeldern mittels Beschluss auf der Eigentümerversammlung teure Installations- und Wartungsverträge abschließen. Dabei ist allerdings zu bedenken, dass nach dem „Kleingedruckten“ zahlreicher Installations- und Wartungsfirmen deren Haftung bei fehlender Betriebsbereitschaft der Rauchmelder eingeschränkt oder ausgeschlossen ist. Zudem ist bei einem nicht funktionierenden Rauchmelder der Schutz in der Feuerversicherung nicht beeinträchtigt, da ein Rauchmelder keinen Brand verhindern kann, so dass kein direkter Zusammenhang zwischen defektem Rauchmelder und Brand besteht. Im Übrigen ist Versicherungsnehmer die teilrechtsfähige Eigentümergemeinschaft und nicht der einzelne Wohnungseigentümer. Wartungsverträge mit Firmen sollten daher erst gar nicht beschlossen werden, zumal der Nutzungsberechtigte der Eigentumswohnung für die Wartung zuständig ist, und ein abgeschlossener Wartungsvertrag möglicherweise zu einer Haftung der Eigentümergemeinschaft führen kann. Denn diese hat unter Umständen durch den beschlossenen Wartungsvertrag eine von ihr nicht beachtete Verkehrssicherungspflicht übernommen.
Bei der Mietverwaltung richtet sich die Frage, ob der Mietverwalter für die Installation von Rauchmeldern zuständig ist, nach dem Verwaltervertrag. Im Übrigen muss der Mieter trotz bereits selbst eingebauter Rauchmelder die spätere Anbringung von Rauchmeldern durch den Vermieter (bzw. den Verwalter) dulden (BGH, Urteil vom 17.06.2015, Az.: VIII ZR 216/14).
Vermieterbescheinigung: Das gilt für die Wohnungsgeberbestätigung
Nachdem zum 01.11.2015 das neue Meldegesetz in Kraft getreten war, wonach Vermieter bzw. Wohnungsgeber den Mietern sowohl Einzug als auch Auszug bestätigen mussten, hat sich das seit dem 01.11.2016 bereits wieder geändert. Nun ist nur noch beim Einzug eine Vermieterbescheinigung bzw. Wohnungsgeberbestätigung erforderlich, damit nach der Absicht des Gesetzgebers Scheinanmeldungen vermieden werden.
Diese Bescheinigungspflicht gilt auch Wohnungsgeber und damit für Mietverwalter sowie Sondereigentumsverwalter, die mit der Vermietung von Mietshäusern bzw. Eigentumswohnungen vom Immobilieneigentümer beauftragt sind. Dabei muss der Wohnungsgeber seinen Namen nebst Anschrift sowie (nur noch) den Namen des Vermieters bzw. Eigentümers auf der Bescheinigung angeben.
Die Wohnungsgeberbestätigung kann von den Mietverwaltern sowie Sondereigentumsverwaltern zwar gegenüber der Meldebehörde elektronisch abgegeben werden, muss aber gegenüber Mietern schriftlich erteilt werden.
