Die Zeiten, in denen gewerbliche Hausverwalter speziell bei Wohnungseigentümergemeinschaften ohne jede Qualifikation nach Beliebenschalten und walten konnten, sind glückerweise vorbei. Seit dem 01.08.2018 gilt die Berufszulassungsregelung nach § 34c Gewerbeordnung (GewO), aufgrund der die vom Begriff „Wohnimmobilienverwalter“ erfassten gewerblichen WEG- und Mietverwalter besondere Voraussetzungen für die Verwaltertätigkeit erfüllen müssen. Dadurch wurde die Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter erlaubnispflichtig. Trotzdem sind immer noch unprofessionelle und vor allem auch unseriöse Verwalter unterwegs. Wie Sie diese erkennen und sich erfolgreich wehren, zeigt Ihnen die Tipps für Eigentümer in diesem Artikel.
1. Bei Geldangelegenheiten: Vertrauen ist nicht gut, Kontrolle dringend angeraten
Gerade bei der Verwaltung der Gemeinschaftsgelder sollten Wohnungseigentumsgemeinschaften ganz genau hinsehen. Die Palette der Tricks und Fehler unprofessioneller Hausverwalter ist reichlich bemessen.
Das beginnt bereits mit im Wirtschaftsplan deutlich übersetzten Hausgeldern. Aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung folgt, dass die Hausgeldzahlungen in wirtschaftlich angemessener Höhe erfolgen müssen. Sind die Hausgelder dagegen viel zu hoch angesetzt, ist der Verwalter möglicherweise entweder völlig desinteressiert oder schließt sogar gegen Vorteilsannahme viel zu teure Wartungs-, Dienstleistungs- und / oder Werkverträge ab.
Dagegen hilft eine Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, also in die Abrechnungs- und Vertragsunterlagen. Sind die Kosten der abgeschlossenen Verträge zu hoch, sollten die Eigentümer Vergleichsangebote anderer Handwerker und Firmen einholen. Bei erheblichen Preisunterschieden ist beim Verwalter zu beantragen, dass dies sowie die Höhe des Hausgeldes als Tagesordnungspunkt (TOP) auf die nächste oder ggf. sogar eine kurzfristig anzuberaumende außerordentliche Eigentümerversammlung zu setzen ist. Auf der Versammlung kann dann die Kündigung der Verträge (unter Einhaltung der Kündigungsfristen), der Abschluss anderer Verträge sowie eine Anpassung des Hausgelds beschlossen werden.
Der Wirtschaftsplan sollte ohnehin genau überprüft werden. Möglicherweise ist dort plötzlich ein höherer Betrag für die Verwaltungskostenausgewiesen, so dass der Verwalter klammheimlich eine „Gehaltserhöhung“ erhält.
Weiterhin übertragen unprofessionelle Hausverwalter gerne die Salden des Vorjahres in die neue Jahresabrechnung. Dort haben diese Salden aber nichts zu suchen. Solche Abrechnungen sollten zurückgewiesen und eine Korrektur verlangt werden. Keinesfalls ist die Jahresabrechnung auf der Eigentümerversammlung durch Beschluss zu genehmigen und dem Verwalter Entlastung zu erteilen.
Bedenklich wird es, wenn die Kontenverläufe zum 01.01. und 31.12. fehlen. Möglicherweise wurden kurz vor diesen Tagen Geldbeträge von den Konten mehrerer Eigentümergemeinschaften hin und her geschoben, um fehlende oder veruntreute Gelder zu verschleiern. Die Kontenverläufe sollten daher durch den Verwaltungsbeirat oder – bei Fehlen eines Beirats – durch einen von den Eigentümern gewählten Kassenprüfer kontrolliert werden. Auch hier gilt, dass zuvor weder die Jahresabrechnung auf der Eigentümerversammlung genehmigt noch der Verwalter entlastet wird.
2. Erschwerte Einsicht in Verwaltungsunterlagen: So gehen Eigentümer vor
Jeder einzelne Wohnungseigentümer hat gegen den Hausverwalter einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen einschließlich der Rechnungsbelege, allerdings nur in den Geschäftsräumen des Verwalters. Unprofessionelle Hausverwalter erschweren die Einsichtnahme gerne mit allerlei fragwürdigen Methoden. So ist der Verwalter am besprochenen Termin plötzlich verhindert, fehlen Aktenordner oder Belege oder aber die Aktenordner sind so vollgepackt, dass sie beim Öffnen auseinanderzufallen drohen.
Hier sollte die Einsichtnahme in fehlende Abrechnungsunterlagen unter Fristsetzung mit Klageandrohung verlangt und notfalls tatsächlich geklagt werden.
3. TOPs oder Eigentümerversammlungen: Wie Anträge erfolgreich sind
Der Hausverwalter muss die Tagesordnung für die Eigentümerversammlung auf Verlangen einzelner Eigentümer um die TOPs ergänzen, sofern das rechtzeitig und schriftlich unter Angabe von sachlichen Gründen beantragt wurde sowie dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Ebenso hat der Verwalter eine außerordentliche Eigentümerversammlung anzuberaumen, wenn das von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer schriftlich unter Angabe des Zweckes und der Gründe verlangt wird, § 24 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Alles das macht jedoch Arbeit, so dass diese Anträge von unprofessionellen Hausverwaltern boykottiert werden. So ist der betreffende Antrag etwa angeblich nicht eingegangen oder nicht ausreichend begründet.
Ein relativ wirkungsvolles Mittel ist hier, die Anträge durch einen Rechtsanwalt zustellen zu lassen.
4. Der polternde Hausverwalter: Gelassenheit ist die beste Gegenmethode
Mancher unprofessionelle Hausverwalter versucht seine Inkompetenz hinter einem besonders forschen Auftreten zu verbergen. So wird der Verwalter gerne laut, erscheint auf Eigentümerversammlungen in Begleitung mehrerer Mitarbeiter und entzieht Eigentümern häufig ihr Rederecht auf der Versammlung. Daneben bezweckt dieses Vorgehen, dass Eigentümer sich erst gar nicht trauen, ihre Anliegen vorzutragen.
Eigentümer sollten sich hier keinesfalls einschüchtern lassen, sondern stattdessen eine gewisse Gelassenheit zeigen. Gegen eine Reihe von Verwaltungsmitarbeitern hilft eine selbstbewusste Körpersprache. Wird der Verwalter laut, sollten die Eigentümer genau so laut werden, allerdings in sachlicher Form. Wird das Rederecht völlig entzogen, sollte dagegen protestiert und die Anfechtung solcher Beschlüsse ankündigt werden, die bei einem Rederecht möglicherweise anders ausgefallen wären.
Das Rederecht kann aber ausnahmsweise beschränkt oder entzogen werden, wenn Beleidigungen ausgesprochen oder völlig unsachlich argumentiert wird. Zudem darf die Redezeit begrenzt werden, sofern der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt wird (Landgericht (LG) München I, Beschluss vom 28.6.2007, Az.: 1 T 2063/07).
5. Manipulierte Auszählung von Stimmabgaben: Anderen Auszähler festlegen
Um Arbeit zu vermeiden, manipuliert manch unprofessioneller Hausverwalter die für Beschlüsse abgegeben Stimmen der Eigentümer in seinem Sinn. Dazu werden die Stimmen vom Verwalter auf nicht nachvollziehbare Weise oder schlichtweg falsch ausgezählt.
Hier sollte als Antrag zur Geschäftsordnung auf der Eigentümerversammlung klargestellt werden, dass der Beirat oder ein von der Versammlung gewählter Eigentümer die Stimmen auszählt
6. Verspätete Zusendung des Versammlungsprotokolls: Das sind die Gegenmaßnahmen
Bei Wohnungseigentümergemeinschaften ergibt sich die Verpflichtung des Hausverwalters zur Versendung des Versammlungsprotokolls (Niederschrift) regelmäßig aus den Verwalterverträgen und / oder den Teilungserklärungen bzw. Gemeinschaftsordnungen. Dabei ist den Eigentümern das Protokoll in Abschrift bzw. Kopie so rechtzeitig zuzusenden, dass diese davon eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage Kenntnis nehmen können (so etwa Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 23.08.1990, Az.: 20 W 165/90). Das folgt aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung, wobei die Anfechtungsklage nach § 46 WEG dazu dient, die Gültigkeit von Beschlüssen zu überprüfen.
Unprofessionelle Hausverwalter versenden das Protokoll regelmäßig so spät, dass die Anfechtungsfrist bereits abgelaufen ist. Auf diese Weise sollen Anfechtungsklagen vermieden werden. Dabei sind die Ausreden der Verwalter immer dieselben: Der Verwaltungsbeirat hatte noch nicht gegengezeichnet, der Verwalter war erkrankt oder die Unterlagen wurden verlegt. Zudem kommt den Verwaltern entgegen, dass die Gerichte die Eigentümer erst auf eine Einsichtnahme in die Beschluss-Sammlung verweisen. Ist also das Protokoll noch nicht zugegangen und erhebt ein Eigentümer vorsorglich gegen alle auf der Versammlung gefassten Beschlüsse Anfechtungsklage, bleibt er auf den Kosten sitzen. Denn er hätte zuerst die Beschluss-Sammlung einsehen müssen (LG Stuttgart, Beschluss vom 15.01.2013, Az.: 19 T 295/12; LG München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az.: 1 T 22613/07).
Wohnungseigentümer sollten der Tat die Beschluss-Sammlung beim Hausverwalter einsehen. Denn wurde diese nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt, liegt ein wichtiger Grund für die vorzeitige Abberufung des Verwalters vor, § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG. Weiterhin kommt eine Abmahnung des Verwalters durch die einzelnen Eigentümer wegen der verspäteten Protokollzusendung in Betracht, so dass im Wiederholungsfall ebenfalls ein wichtiger Grund für eine Abberufung vorliegen kann. Und schließlich sollte für die nächste Eigentümerversammlung die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes (TOP) „Zusendung des Protokolls innerhalb von 20 Tagen nach der Versammlung“ beim Verwalter schriftlich unter Angabe von Gründen und rechtzeitig beantragt werden.
Im Übrigen sollten die Protokolle stets auf die Richtigkeit des Inhalts überprüft werden. Unprofessionelle Hausverwalter ändern den Wortlaut des Beschlusses gerne in ihrem Sinne. Stimmt das Protokoll nicht, kann der Verwalter zur Korrektur unter Androhung einer Protokollberichtigungs- bzw. Beschlussanfechtungsklage aufgefordert werden.
7. Eigentümerliste oder Anwesenheitsliste verweigert: So kommen Eigentümer trotzdem daran
Der Verwalter einer Wohnungseigentumsanlage muss einem Eigentümer auf dessen Verlangen eine Liste der übrigen Eigentümer mit deren Namen und Anschrift übermitteln, sofern der betreffende Eigentümer die Kosten trägt (OLG Saarbrücken, Beschluss vom 29.08.2006 Az.: 5 W 72/06 – 26). Unprofessionelle Hausverwalter verweigern regelmäßig die Herausgabe der Eigentümerliste, um Kontakte zwischen den Eigentümern zu verhindern.
Kann auch der Verwaltungsbeirat keine Liste zur Verfügung stellen, sollte der Eigentümer den Verwalter unter Fristsetzung zur Übermittlung auffordern und notfalls die Herausgabe der Liste einklagen.
Demgegenüber braucht der Verwalter keine Kopie der Anwesenheitsliste der Eigentümer, die auf einer Eigentümerversammlung erschienen waren, einem der Eigentümer zuzusenden. Eine Ausnahme besteht jedoch, wenn der Verwalter dazu vertraglich verpflichtet ist. Unprofessionelle Verwalter möchten aber erst gar nicht die Liste übermitteln, damit sich die anwesenden Eigentümer nicht später zusammenschließen und das Protokoll sowie die Abstimmungsergebnisse überprüfen.
Besteht keine Pflicht zur Übersendung der Anwesenheitsliste oder verweigert der Verwalter dies, können die Eigentümer die Anwesenheitsliste beim Verwalter einsehen. Wird auch das abgelehnt, ist an eine Abmahnung des Verwalters zu denken.
Unprofessionelle Hausverwalter sind für Eigentümergemeinschaften keine sinnvolle Lösung. Ist ein solcher Verwalter tätig, sollten sich die Eigentümer zusammenschließen und sich beim Vorliegen eines wichtigen Grundes von dem Verwalter schnellstmöglich trennen. Nur eine neu bestellte gute Verwaltung schafft Zufriedenheit in der Eigentümergemeinschaft.
