Ein Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften ist nach dem Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet, einmal im Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen und durchzuführen. Dabei ist in der Vorbereitung viel zu beachten. Im nachfolgenden Artikel haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt.
1. Hausgeldabrechnung / Wirtschaftsplan
Zunächst muss die Hausgeldabrechnung für das vergangene Wirtschaftsjahr sowie der Wirtschaftsplan für das folgende Jahr erstellt werden.
2. Überprüfung der Rechnungsbelege
Nach Erstellung der Abrechnung sollte durch den Beirat die Überprüfung der Rechnungsbelege (mind. stichprobenartig) und die Verteilung der Gesamtkosten erfolgt. Erst danach können die Einzelabrechnungen mit der Einladung zur Versammlung an alle Eigentümer versandt werden.
3. Erstellung der Tagesordnung
Zudem muss mit dem Verwaltungsbeirat die Erstellung der Tagesordnung und die Themen der einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP’s) besprochen werden.
4. Begehung und Überprüfung der Wohnanlage
Als weiterer wichtiger Punkt ist die gemeinsame Begehung und Überprüfung der Wohnanlage zu nennen. Dabei kann vom Verwalter oder dem Eigentümerbeirat ein Bestandsprotokoll aufgenommen werden. Dieses dient als Grundlage für die evtl. bestehenden Mängel oder in der Zukunft am Gebäude notwendigen Instandhaltungen (Instandhaltungsplan).
5. Baumaßnahmen?
Für bestehende größere Baumaßnahmen oder Reparaturen am Objekt, die vom Kostenfaktor über der Entscheidungskompetenz des Verwalters liegen, sind entsprechende Vergleichsangebote einzuholen. Auf der Eigentümerversammlung werden dann die einzelnen Angebotspreise und Reparaturlösungen als Beschlussvorschlag vorgetragen und darüber abgestimmt.
6. Umsetzung der letzten Beschüsse?
Die letzten Versammlungsprotokolle und gefassten Beschlüsse sind vor der Versammlung von dem Verwalter auf erfolgte Umsetzung zu prüfen. Sollten bestimmte Arbeiten oder Umbauten schon beschlossen, aber noch nicht vom Verwalter beauftragt worden sein, sind diese Arbeiten noch vor der nächsten Versammlung durchzuführen. Nicht durchgeführte Beschlüsse können zur fristlosen Kündigung des Verwaltervertrages und zur Abberufung des Verwalters führen.
7. Vorschläge der Eigentümer
Vor der Einladung zur Versammlung bzw. nach Erhalt der Tagesordnung mit der Einladung können einzelne Eigentümer eigene Vorschläge einreichen, die in die Tagesordnung eingearbeitet werden müssen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Themen sachlich sind und keine Überschneidung mit schon vorhandenen Beschlussvorschlägen bestehen. Auch hier sollte zur Absicherung des Verwalters jeweils eine Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat erfolgen.
8. Reihenfolge des TOP’s
Sollte noch keine Einladung an alle Eigentümer der WEG erfolgt sein, muss noch die Reihenfolge des TOP’s auf der Tagesordnung, evtl. wieder gemeinsam mit dem Beirat, erfolgen.
Es ist sinnvoll zuerst mit der Beschlussfassung zur Abrechnung und dem Wirtschaftsplan sowie der Beiratsentlastung zu beginnen. Somit haben die Eigentümer am Ende der Versammlung genug Zeit, über den weiteren Verlauf und die zukünftige Bewirtschaftung der Immobilie zu entscheiden, ohne die Beschlusskompetenz oder fehlende Mehrheit in der Versammlung in Gefahr zu bringen.
Einige Eigentümer haben nicht so viel Ausdauer und Zeit und verlassen deshalb den Versammlungsort noch vor Beendigung der Versammlung bzw. Fassung aller Beschlüsse.
9. Versammlungsort
Bevor eine Versammlung überhaupt stattfinden kann und Einladungen verschickt werden können, muss erst einmal ein Termin sowie ein Versammlungsort gefunden werden. Dabei ist darauf zu achten, dass man sich nach den Eigentümern richtet und deshalb in der Regel nur Termine am Nachmittag oder Abend für Versammlungen geplant werden.
Auch der Ort sollte nahe zum Objekt bzw. zur Verwaltung gewählt werden und muss rechtzeitig reserviert werden. Zudem sind die Kosten, die Erreichbarkeit für die Eigentümer, die Zugänglichkeit (u. a. bei Rollstuhlfahrern) sowie der räumlich abgeschlossene Raum zu beachten.
10. Vollmachten
Mit der Einladung werden nicht nur die Abrechnungen und der Wirtschaftsplan und die Tagesordnung mitgeschickt.
Auch Vollmachten für die Eigentümer, welche nicht an der Versammlung teilnehmen können, müssen erstellt und an alle Eigentümer versandt werden.Dabei ist zu beachten, dass es spezifische Vollmachten mit Stimmrechtsanweisungen und Globalvollmachten mit Allumfänglichkeit bei der Stimmenvergabe gibt.
11. Versendung der Einladungen
Die Versendung der gesamten Unterlagen und die Einladung zur Eigentümerversammlung sollte spätestens 14 Tage vor dem Versammlungstermin erfolgen (siehe §23 Wohnungseigentumsgesetz).
Besser wären 4 Wochen vorher, sodass die Eigentümer besser planen können und bei evtl. Urlaub die Post noch rechtzeitig in Empfang nehmen können.
Als Nachweis bei schweren Fällen sollte der Verwalter per Boten, Zeugen oder mit Hilfe eines Gerichtsvollziehers die Einladung an einzelne Eigentümer versenden. Ein Versendungsprotokoll oder Postausgangsbuch hilft zur besseren Übersicht aber auch schon.
12. Grundbucheinsicht
Unmittelbar vor der Versammlung bzw. ein zwei Tage vorher sollte noch durch den Verwalter eine Einsicht im Grundbuch in die Wohnungsgrundbücher der WEG erfolgen.
Dadurch ist der Verwalter abgesichert, dass er allen aktuellen Eigentümern die Versammlungseinladung an die zuletzt bekannte Adresse versandt hat und alle Eigentümer bei der Versammlung stimmenberechtigt sind.
13. Konzept für die Eigentümerversammlung
Zu guter Letzt muss vom Verwalter ein Konzept für die Versammlung erstellt werden. Hierbei kann er auch auf Beamer oder Wandtafeln zurückgreifen, um z. B. Fotos oder Präsentationen in Form von Powerpoint zu zeigen.
Auch eine Anwesenheitsliste mit Unterschrift und evtl. Stimmkarten sowie Beschlussprotokoll und Niederschrift müssen vorbereitet werden.
