In Berlin gibt es rund 1.500 Hausverwaltungen. Suchen Eigentümer dort einen Verwalter, stellt sich für sie die Frage, wie sie bei dieser hohen Anzahl eine gute Hausverwaltung erkennen. Eine gesetzliche Mindestqualifikation für gewerbliche WEG- und Mietverwalter besteht erst ab dem 01.08.2018. Bis dahin kann jeder als Hausverwalter auftreten. Trotzdem gibt es sechs wichtige Kriterien, an denen sich eine gute Hausverwaltung erkennen lässt. Das gilt auch für die Zeit nach dem 01.08.2018. Wie Sie mittels dieser Kriterien eine gute Hausverwaltung in Berlin erkennen, erfahren Sie hier.
Kriterium 1: Person des Verwalters – so viel Professionalität sollte sein
Ein professioneller Verwalter übt seine Tätigkeit hauptberuflich aus. Er wurde in der Immobilienbranche ausgebildet (etwa als Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt) und bildet sich auch weiterhin fort, was er durch Fortbildungsbescheinigungen belegen kann. Entsprechende Teilnahmeurkunden und -nachweise hängen in manchen Verwalterbüros eingerahmt an den Wänden.
Über die Verwaltertätigkeit können Referenzen vorgewiesen werden. Zudem gehört der Verwalter einem einschlägigen Berufs- oder Fachverband an.
Kriterium 2: Auch Büro und Organisation werden professionell gehandhabt
Kurz gesagt, verfügt eine gute Hausverwaltung über ein eingerichtetes und ausgestattetes Büro mit festen Arbeitszeiten und Sprechzeiten, zu denen der Verwalter erreichbar ist. Sollte der Verwalter gerade nicht zu sprechen sein, etwa weil er einen Termin wahrnimmt, erfolgt zeitnah ein Rückruf.
Darüber hinaus ist bei Verhinderung des Verwalters (etwa wegen Krankheit oder Urlaub) eine ausreichend bevollmächtigte Vertretung vorhanden. Das Personal der Hausverwaltung sollte ausreichend qualifiziert sein. Im Idealfall ist ebenfalls eine Ausbildung in der Immobilienbranche vorhanden.
Eigentümer sollten nicht nur die Erreichbarkeit bzw. Rückrufbereitschaft der Hausverwaltung testen, sondern auch mit dem Verwalter einen Besprechungstermin in dessen Büro vereinbaren. Zum einen kann sich von Büro und Organisation ein Bild gemacht werden. Zum anderen lässt sich herausfinden, ob die Größe der Hausverwaltung zum Aufwand für das zu betreuende Objekt passt. So kann etwa eine kleinere Hausverwaltung mit einem Objekt mit weit über 100 Einheiten überfordert sein, während eine größere Hausverwaltung einem Objekt mit etwa 20 Einheiten möglicherweise nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt.
Kriterium 3: Schriftstücke sind die Visitenkarte der Hausverwaltung
Schriftstücke wie etwa der Verwaltervertrag oder die Jahresabrechnung, bei der WEG-Verwaltung auch der Wirtschaftsplan, sind in gewisser Weise die Visitenkarte der Hausverwaltung. Wird hier nachlässig gearbeitet, steht zu vermuten, dass auch die eigentliche Verwaltertätigkeit nicht sorgfältig erfolgt.
Speziell der Verwaltervertrag sollte daher Firmierung, Aufgaben, Befugnisse und Haftung des Verwalters sowie die Pflichten der Eigentümer klar zum Ausdruck bringen. Ebenso eindeutig sollte geregelt sein, welche Leistungen von der Grundvergütung umfasst sind und welche Sonderleistungen jeweils in welcher Höhe zusätzlich zu vergüten sind. Transparenz ist hier oberstes Gebot.
Auf Nachfrage sollte die Hausverwaltung Muster-Schriftstücke wie einen Verwaltervertrag (je nach Bedarf WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung), eine Jahresabrechnung und bei der WEG-Verwaltung einen Wirtschaftsplan aushändigen können.
Kriterium 4: Die kaufmännische Betreuung ist zuverlässig und sicher
Zur kaufmännischen Betreuung der Hausverwaltung gehört insbesondere die Sorge für Vermögensangelegenheiten. Dabei müssen Fremdgelder strikt vom eigenen Vermögen des Verwalters getrennt werden. WEG-Gelder sind auf offenen Fremdkonten und Miet-Gelder auf offenen Treuhandkonten zu führen, zudem ist bei der WEG-Verwaltung die Anlage von Rücklagen einwandfrei. Offene Einnahmen wie etwa Mietzahlungen oder Hausgelder werden beigetrieben, umgekehrt werden Verbindlichkeiten pünktlich beglichen. Rechnungsunterlagen und Buchungen sind geordnet. Zudem prüft die Hausverwaltung, ob Einsparmöglichkeiten bei der Bank und den Versicherungen bestehen.
Eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen sollte auch während des laufenden Jahres möglich sein.
Kriterium 5: Darauf kommt es bei der technischen Betreuung an
Der Verwalter sollte speziell bei der WEG-Verwaltung nicht nur regelmäßige Begehungen des Objektes durchführen, sondern den baulichen und technischen Zustand der Immobilie anhand von Checklisten überprüfen. Checklisten sind auch für Wartungen zu verwenden. Über die Begehungen sollte jeweils ein Protokoll erstellt werden.
Gute Hausverwaltungen verfügen über ein Pool aus bewährten und ortsansässigen Handwerkern, so dass für die unterschiedlichsten Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten die jeweils benötigte Fachkraft zur Verfügung steht.
Kriterium 6: Versicherungsschutz der Verwaltung – für jeden Haftungsfall gerüstet
Die Tätigkeit von Hausverwaltungen ist im höchsten Maße haftungsträchtig. Daher sollten folgende Versicherungen bestehen:
- Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
Diese Versicherung deckt Schäden, die mit der treuhänderischen Verwaltung des Eigentümer-Vermögens zusammenhängen,. Das betrifft vom Verwalter verursachte Vermögensschaden durch Fahrlässigkeit oder Überschreitung der ihm eingeräumten Vollmachten der Eigentümer. Dabei sollte auch darauf geachtet werden, bis zu welcher Höhe Schäden abgesichert sind.
- Betriebshaftpflichtversicherung
Damit werden die Risiken eines Sach- und Personenschadens im Betrieb des Verwalters und innerhalb des verwalteten Objekts abgedeckt. Vermögensschäden, die als Folge von Personen- und Sachschäden entstehen, sind davon mit umfasst.
- Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung (Vertrauensschadenversicherung)
Mit dieser Versicherung wird der Inhaber der Hausverwaltung vor Veruntreuungen von Eigentümer-Vermögen durch seine Mitarbeiter geschützt, wovon im Ergebnis die Eigentümer profitieren. Begeht der Inhaber selber eine Veruntreuung, ist von den Eigentümern mit dem betreffenden Versicherer zu klären, ob auch dafür Versicherungsschutz besteht. Das ist bei den einzelnen Versicherern unterschiedlich.
Worauf bei der WEG-Verwaltung zusätzlich zu achten ist
Wichtig ist hier, dass die Einladung zur Eigentümerversammlung einschließlich deren Durchführung und der Protokollerstellung ordnungsgemäß erfolgt. Das gilt ebenso für das Führen der Beschluss-Sammlung. Zudem sollte die Hausverwaltung mit den rechtlichen Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts vertraut sein.
Kurz-Check: So erkennen Eigentümer eine gute Hausverwaltung in Berlin
Mit der folgenden Checkliste lässt sich schnell überprüfen, ob es sich um eine gute Hausverwaltung handelt.
| Wie erkennen Eigentümer eine gute Verwaltung? | Ja | Nein |
| Ist der Verwalter professionell? (hauptberufliche Tätigkeit, Ausbildung in der Immobilienbranche, Fortbildungsnachweise, Referenzen, Mitgliedschaft in einem Berufs- oder Fachverband) | Ja | Nein |
| Sind Büro und Organisation der Hausverwaltung ebenfalls professionell? (Erreichbarkeit und Rückrufbereitschaft des Verwalters, ausgestattetes Büro, feste Arbeitszeiten und Sprechzeiten, Vertretung des Verwalters, Mitarbeiterqualifikation der Mitarbeiter, passende Größe der Verwaltung) | Ja | Nein |
| Geben die Schriftstücke eine gute „Visitenkarte“ für die Hausverwaltung“ ab? (Inhalt und Transparenz des Verwaltervertrags sowie speziell der darin geregelten Vergütung, Jahresabrechnung, bei der WEG Wirtschaftsplan, Muster-Schriftstücke) | Ja | Nein |
| Ist die kaufmännische Betreuung zuverlässig und sicher? (Trennung von Verwalter- und Eigentümer-Vermögen, ordnungsgemäße Kontenführung, bei der WEG-Verwaltung einwandfreie Anlage der Rücklagen, Forderungsmanagement, geordnete Rechnungsunterlagen, Einsparmöglichkeiten bei Bank und Versicherungen, Einsichtnahme der Eigentümer in Verwaltungsunterlagen) | Ja | Nein |
| Erfolgt die technische Betreuung gewissenhaft? (Begehungen, Checklisten, Protokolle, Handwerker-Pool) | Ja | Nein |
| Ist der Versicherungsschutz ausreichend? (Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung, Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung) | Ja | Nein |
| WEG-Verwaltung: Ist hier alles ordnungsgemäß? (Eigentümerversammlung, Beschluss-Sammlung, Kompetenz im Wohnungseigentumsrecht) | Ja | nein |
Konnte alles mit Ja beantwortet werden, handelt es sich regelmäßig um eine gute Hausverwaltung. Wurde jedoch ein- oder mehrmals Nein angekreuzt, ist bei der Verwaltung Vorsicht geboten.
Bei Angeboten von mehreren guten Hausverwaltungen hat ein eingehender Preis- und Leistungsvergleich zu erfolgen. So können bei der einen Verwaltung Leistungen durch die Grundvergütung abgegolten sein, die bei der anderen Verwaltung als Sonderleistung separat zu zahlen sind. Und schließlich entscheiden auch der persönliche Eindruck und die „Chemie“ darüber, ob die richtige Hausverwaltung gefunden ist.
