Die Sondereigentumsverwaltung betrifft die Verwaltung von Sondereigentum, also einer Eigentumswohnung, deren Eigentümer Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist. Dabei übernimmt die Hausverwaltung für den Eigentümer die kaufmännische, technische und im weitesten Sinne rechtliche Betreuung der Eigentumswohnung. Welche Aufgaben die Hausverwaltung konkret hat, ergibt sich aus dem Verwaltervertrag, einem entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Was in der Regel bei der Sondereigentumsverwaltung zu deren Aufgaben gehört und wie die Verwaltung einer Eigentumswohnung im Einzelnen aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.
Das gehört zu den Aufgaben bei der Sondereigentumsverwaltung
Vorwegzuschicken ist zunächst, dass sich die Sondereigentumsverwaltung im Rahmen einer Wohnungseigentümergemeinschaft auch auf mehrere Wohnungen eines Eigentümers oder von Wohnungen verschiedener Eigentümer erstrecken kann. Dabei müssen WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung nicht von derselben Hausverwaltung erfolgen, können es aber. Wird die WEG-Verwaltung mit der Verwaltung des Sondereigentums beauftragt, bietet das den Vorteil, dass die Hausverwaltung über das gesamte Objekt und dessen Gegebenheiten bestens informiert ist.
Zu den Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung bei der Verwaltung einer Eigentumsverwohnung gehören im Einzelnen:
1. Kaufmännische Aufgaben bei der Sondereigentumsverwaltung
Die kaufmännischen Aufgaben bei der Sondereigentumsverwaltung sind weitreichend. Dass gilt vor allem in finanzieller Hinsicht, aber auch für die Vermietung sowie der Durchführung und Abwicklung des Mietverhältnisses.
Finanzielle Aufgaben bei der Verwaltung einer Eigentumswohnung
Die finanziellen Aufgaben beinhalten zunächst die Führung der Konten für den vermietenden Wohnungseigentümer. Auch hier gilt für die Hausverwaltung die eiserne Regel, dass eigenes Vermögen und Eigentümer-Vermögen generell voneinander getrennt zu halten ist. Daher hat die Hausverwaltung zumindest ein offenes Treuhandkonto zu führen, also ein auf ihren Namen lautendes Konto mit dem Zusatz, dass es für den vermietenden Wohnungseigentümer eingerichtet ist. Nur so kann der Wohnungseigentümer im Falle einer Insolvenz der Hausverwaltung durch eine Drittwiderspruchsklage noch an sein Geld kommen.
Mögliche Probleme bei einer etwaigen Insolvenz der Hausverwaltung können von vornherein vermieden werden, wenn der Wohnungseigentümer eigene, auf seinen Namen lautende Konten für den Zahlungsverkehr wie Mieten, Betriebskostennachzahlungen usw. sowie die Mietkaution führt und der Hausverwaltung über die Konten beim Geldinstitut eine Verfügungsberechtigung einräumt.
Weiterhin gehört zu den kaufmännischen Aufgaben bei der Sondereigentumsverwaltung die Vereinnahmung und Überwachung der Mietzahlungen und sonstigen Zahlungen des Wohnungsmieters (etwa Betriebskostennachzahlung). Dazu gehört auch die Anmahnung ausbleibender Zahlungen des Mieters. Ist die Hausverwaltung aufgrund des Verwaltervertrags dazu ermächtigt, obliegt ihr bei offenen Mieterzahlungen auch die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens und bei einem hiergegen gerichteten Widerspruch des Mieters die Einschaltung eines Rechtsanwaltes.
Umgekehrt hat die Hausverwaltung die fälligen Rechnungen und Forderungen für die Eigentumswohnung zu begleichen. Reichen die vorhandenen Gelder beziehungsweise Mieteinnahmen dazu voraussichtlich nicht aus, ist es Aufgabe der Hausverwaltung, den Wohnungseigentümer über die zu erwartenden Kontounterdeckung in Kenntnis zu setzen. Je nach Inhalt des Verwaltervertrags gehört es auch zur Verwaltung einer Eigentumswohnung, unberechtigte Forderungen gegen den Wohnungseigentümer abzuwehren.
Da die im verwalteten Zahlungseingänge und -ausgängen zu dokumentieren sind, muss die Hausverwaltung die laufende Buchhaltung über alle Einnahmen und Ausgaben erstellen. Dazu gehört auch, dass dem Wohnungseigentümer (etwa monatlich, quartalsweise usw.) eine Aufstellung (Zwischenabrechnung) über alle Zahlungsvorgänge, den Zahlungsstand des Wohnungsmieters, die Stände des Kostenkontos und dem Banksaldo übermittelt.
Die Verwaltung einer Eigentumswohnung beinhaltet auch die Aufgabe, für das Sondereigentum Angebote über Wartungs-. Reparatur- und Sanierungsarbeiten einzuholen, soweit diese Arbeiten in Absprache mit dem Wohnungseigentümer zu vergeben sind.
Schließlich erledigt die Hausverwaltung die im Zusammenhang mit der Eigentumswohnung stehende Korrespondenz, wie etwa mit Vertragspartnern (etwa Stromversorgern) und Ämtern (etwa Fragen zur Grundsteuer).
Vermietung bei der Verwaltung einer Eigentumswohnung
Gerade die Vermietung einer Eigentumswohnung kann einige Arbeit verursachen, die dem Wohnungseigentümer durch die Sondereigentumsverwaltung abgenommen wird. Das gilt insbesondere für die rechtzeitige Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung für den Wohnungsmieter (bis spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums) einschließlich der Bearbeitung eines möglichen Widerspruchs des Mieters, der gegen die Abrechnung beziehungsweise einzelnen Kostenpositionen gerichtet ist.
Aber auch die weiteren Aufgaben bei der Vermietung erledigt die Hausverwaltung für den Wohnungseigentümer. Davon umfasst sind insbesondere:
2. Technische Aufgaben bei der Sondereigentumsverwaltung
Neben der erstmaligen Begehung der Eigentumswohnung nach Zustandekommen des Verwaltervertrags über die Sondereigentumsverwaltung gehören zu den technischen Aufgaben der Hausverwaltung gelegentliche Besichtigungen, speziell nach vom Wohnungsmieter entgegengenommenen Mängelanzeigen.
Sind Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten am Sondereigentum erforderlich, hat die Hausverwaltung diese zu vergeben und zu überwachen, soweit der Wohnungseigentümer darüber informiert ist und / oder die Hausverwaltung dazu nach dem Verwaltervertrag ermächtigt ist. Insbesondere bei Notmaßnahmen, die sofort einzuleiten sind (etwa Behebung eines Rohrbruchs), muss die Hausverwaltung sofort tätig werden. Hier und auch bei sonstigen Schäden ist eine Besichtigung vorzunehmen sowie eine Schadensmeldung an die WEG-Verwaltung und / oder den zuständigen Versicherer zu erstatten. Gerade in solchen Fällen ist es ideal, wenn WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung durch dieselbe Hausverwaltung erfolgen.
3. Im weitesten Sinne rechtliche Aufgaben bei der Sondereigentumsverwaltung
Neben den bereits angesprochenen Sachverhalten wie die Beitreibung offener Mieterzahlungen, die Durchsetzung von Mieterhöhungen oder die Behandlung von entgegengenommenen Mietminderungen kann je nach Kenntnissen der Hausverwaltung eine Vertretung in Rechtsangelegenheiten hinsichtlich des Sondereigentums erfolgen, sofern eine Ermächtigung des Wohnungseigentümers vorliegt.
