Die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrages sind jeweils eigenständige Rechtsakte (sogenannte Trennungstheorie). In der Praxis ergeben sich daher teilweise erhebliche Probleme, wenn die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag unterschiedliche Laufzeiten haben. Im ungünstigsten Fall kann das für Eigentümergemeinschaft sogar dazu führen, dass die Verwaltervergütung zu zahlen ist, obwohl der Verwalter nicht mehr bestellt ist. Wie solche ärgerlichen Konstellationen vermieden werden können, worauf in Verwalterverträgen zu achten ist und warum unterschiedliche Laufzeiten nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen dürften, lesen Sie hier.
Warum Bestellung und Verwaltervertrag gleiche Laufzeiten haben sollten
Die Bestellung eines Verwalters ist für höchstens fünf Jahre, nach der ersten Begründung von Wohnungseigentum aber nur für höchstens drei Jahre zulässig, § 26 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Kürzere Zeiträume sind selbstverständlich möglich. Ebenso kann ein Verwaltervertrag über die Dauer von fünf Jahren geschlossen werden, vgl. § 624 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), wobei ebenfalls kürzere Zeiten vereinbart werden können.
Während die Bestellung durch Zeitablauf oder Abberufung endet, muss der Verwaltervertrag regelmäßig gekündigt werden, da er sich ansonsten – aufgrund der darin enthaltenen Klauseln – meist automatisch verlängert.
Fallen nun die Laufzeiten der Bestellung und der Vertragsdauer auseinander, kann das dazu führen, dass der Verwalter zwar nicht mehr im Amt ist, aber der Verwaltervertrag und damit der Vergütungsanspruch bis zum Ablauf der Kündigungsfrist bestehen bleibt. Besonders ärgerlich ist dies, wenn etwa die Bestellung des Verwalters im Frühjahr endet, der Verwaltervertrag aber erst zum Ablauf des wesentlich später endenden Wirtschaftsjahres gekündigt werden kann. Sind die Laufzeiten dagegen gleich, stellt sich dieses Problem nicht.
Noch schlimmer sind unterschiedliche Laufzeiten, wenn
Denn hier kann der Vertrag nach Ablauf der Bestellung noch nicht einmal ordentlich fristgemäß gekündigt werden, da es an einer solchen Kündigungsmöglichkeit fehlt.
Wenn der Verwalter aus wichtigem Grund abberufen wird
Es kann vorkommen, dass der Verwalter von der Eigentümerversammlung durch Beschluss aus wichtigem Grund abberufen wird. Solche wichtigen Gründe können neben der in § 26 Abs. 1 WEG genannten fehlenden ordnungsgemäßen Führung der Beschluss-Sammlung – folgende sein:
- Entgegennahme von Provisionen bzw. Bestechungsgeldern
- Fehlende Erstellung der Jahresabrechnung
- Herbeiführung der Beschlussunfähigkeit der Eigentümerversammlung durch absichtliches Handeln
- Mangelnde Sorgfalt in Vermögensangelegenheiten der Eigentümergemeinschaft
- Parteilichkeit
- Unrichtige Protokollführung durch absichtliches Handeln
- Vermögensveruntreuung
- Verweigerung der Einsicht in die Verwaltungsunterlagen
- Vorstrafen wegen Eigentums- und/oder Vermögensdelikten
- Weigerung zur Durchführung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
Liegt ein solcher oder ähnlich gewichtiger Grund zur Abberufung des Verwalters vor, bildet dies zugleich auch einen wichtigen Grund zur außerordentlichen fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).
Falls der Verwalter aus sonstigen Gründen abberufen wird
Die Abberufung des Verwalters kann zwar auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt werden, § 26 Abs. 1 WEG, sie muss es aber nicht. Soll die Abberufung des Verwalters aus sonstigen Gründen erfolgen (eine grundlose Abberufung ist nicht möglich), muss auch der Verwaltervertrag ordentlich fristgemäß gekündigt werden. Dabei sollte die Abberufung unter Berücksichtigung der für den Verwaltervertrag geltenden Kündigungsfrist erfolgen.
Ordnungsgemäße Verwaltung: Eckpunkte des Verwaltervertrags müssen bei der Bestellung vorliegen
Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung müssen bei der Verwalterbestellung auch die wesentlichen Eckpunkte des Verwaltervertrags, also die vertraglich geschuldete Vergütung und die Dauer des Vertrags, geregelt werden. Ansonsten ist der Beschluss über die Verwalterbestellung auf Anfechtung für unwirksam zu erklären (BGH, Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 114/14).
Die Karlsruher Richter halten es dabei sogar für grundsätzlich erforderlich, dass in der derselben Eigentümerversammlung sowohl über die Bestellung als auch über die Eckpunkte des abzuschließenden Verwaltervertrags entschieden wird. Dies gelte sowohl für die erstmalige Bestellung eines Verwalters, bei der mehrere Angebote einzuholen seien, als auch bei der wiederholten Bestellung eines Verwalters, damit die Eigentümer wissen, worauf sie sich einlassen.
Werden diese Grundsätze des BGH-Urteils beachtet, dürften unterschiedliche Laufzeiten für Bestellung und Verwaltervertrag größtenteils vermieden werden. Denn die Eckpunkte des Verwaltervertrags und damit insbesondere dessen Laufzeit sind nun ebenso wie Laufzeit der Bestellung für die Eigentümer eindeutig ersichtlich. Im Übrigen macht es wenig Sinn und dürfte auch den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Verwaltung widersprechen, wenn die Laufzeiten der Bestellung und des Verwaltervertrags erheblich voneinander abweichen, ohne dass Vertrag eine Kündigungsmöglichkeit zu dessen vorzeitiger Beendigung enthält, also die Möglichkeit zu einer ordentlichen fristgemäßen Kündigung während der Laufzeit.
